Спецпроекты

Мобильные решения IBA: свобода, скорость, независимость

Интеграция Документооборот Бизнес-приложения
Современный мир неумолимо диктует свои условия бизнесу: мобильность в работе, оперативность принятия управленческих решений – это не дань моде, а объективная реальность, ставшая в последнее время наиболее значимой тенденцией развития корпоративных информационных систем и СЭД. Следование новым условиям затруднительно без корректировок принципов и подходов к работе, которые в свою очередь требуют внедрения инновационных инструментов и технологических новшеств. К ним можно смело отнести разработку и внедрение мобильных решений для корпоративного сегмента ИТ-рынка, одним из которых стало мобильное рабочее место для iPad от компании IBA.

Онлайн- и офлайн-режимы

Сергей Акулич, первый заместитель генерального директора IBA, убежден: "Современному топ-менеджеру важно иметь возможность полноценной работы с документами как в офисе, так и вне стен рабочего кабинета. Среди ключевых преимуществ решений IBA на базе мобильного клиента - реализация функций работы с СЭД или КИС в режимах онлайн и офлайн, которые позволяют руководителю работать с документами вне зависимости от его физического местонахождения: в командировке, на совещаниях, переговорах, в дороге, дома, - и независимо от наличия доступа к интернету".

Здесь важно акцентировать внимание на следующем факте: внедрение мобильных решений создает не только преимущества, но и вносит потенциальные риски. Прежде всего, это неспособность мобильного приложения обмениваться данными с центральной системой в отсутствие интернет-соединения. Именно для таких условий компанией IBA в дополнение к онлайн- был реализован офлайн-режим работы с документами. Схема взаимодействия мобильного клиента с информационной системой предприятия такова: руководитель получает на свое мобильное устройство все документы, поступившие на его имя в системе, и в дальнейшем имеет возможность продолжить работу с ними в офлайн режиме, иными словами, его работа никак не зависит от наличия интернет-соединения, что очень важно. Затем мобильный клиент при подключении к интернету обеспечит синхронизацию обработанных документов с центральной системой. Такой подход не только снижает риски и зависимость от наличия интернет-соединения, но и создает дополнительный комфорт. Например, предоставляет возможность продолжить работу с документами во время авиаперелетов.

Безопасность и мобильность

"Главная ценность любого мобильного приложения - возможность его использования в любом удобном месте, - поясняет г-н Петрик, - зачастую входит в противоречие с корпоративными стандартами в области безопасности. Для разрешения этой проблемы в мобильных решениях, разработанных компанией IBA, используется весь спектр индустриально признанных средств по обеспечению безопасности: VPN-соединения с корпоративной сетью, защищенные HTTPS-соединения, штатные средства шифрования для безопасного хранения данных на устройстве, подключаемые модули для шифрования и контроля целостности данных, в том числе модули ЭЦП, поставляемые криптопровайдерами". Таким образом, мобильный клиент IBA обеспечивает надежную, безопасную работу и защищенный доступ к системе в соответствии с корпоративными стандартами.

Пользовательский интерфейс интуитивен и естественен

Использование инновационного потенциала планшетных компьютеров позволило реализовать стандартный функционал систем электронного документооборота в значительно более удобной для пользователя форме. "Концепция современного мобильного интерфейса пользователя удовлетворяет 3-м простым правилам, - считает Владимир Банкович. - Во-первых, в рамках приложения все действия пользователя разделены всего на несколько базовых и интуитивно понятных шагов. Во-вторых, в рамках каждого шага вся необходимая для пользователя информация находится в пределах одного экрана. И, наконец, в-третьих, действия, которые пользователь может выполнить в рамках каждого шага, выполняются одним нажатием. А для управления приложением используются естественные жесты, которыми мы пользуемся в реальной жизни, например, "листание" - для перехода между документами в списке и страницами в рамках электронной версии документа. Для вызова той или иной функции достаточно одного нажатия. Области экрана, в которых находится важная для руководителя информация, соответствующим образом выделены на общем фоне, что делает приложение совершенно простым в использовании".

Необходимо отметить, что приложение поддерживает как портретный, так и ландшафтный режим iPAD. В портретной ориентации устройства приложение предоставляет всю область экрана для отображения документа, а масштабирование документа осуществляется при помощи стандартных для планшета iPAD жестов.

Функциональность и простота

Еще одним жизненно важным компонентом любой информационной системы является качественно реализованный модуль поиска. Этот модуль позволяет ориентироваться среди имеющихся документов и быстро находить необходимые. В мобильном клиенте компании IBA режим поиска чрезвычайно прост: строка поиска автоматически доступна по касанию для использования и ввода поискового запроса в любом из списков документов. Кроме того, поиск осуществляется в режиме реального времени, результаты отображаются и уточняются мгновенно по мере ввода пользователем поискового запроса.

Отличительной особенностью приложения при работе непосредственно с документами, считает г-н Акулич, является возможность оставлять комментарии, а также принимать решение по документу. "Руководитель для каждого из документов, который находится на рассмотрении, может оставить печатные комментарии при помощи сенсорной клавиатуры либо аудиорезолюции, то есть озвучивать свои распоряжения и комментарии голосом, что является привычным для работы как секретаря-референта, так и других сотрудников. Кроме того, руководителю, да и любому другому сотруднику, доступны аудиокомментарии предыдущих пользователей, которые работали с документом ранее. Это особенно полезно в случае согласования документов большим количеством сотрудников, а также тогда, когда руководитель делегирует изучение документа своим помощникам, а затем, прослушав записанные комментарии, принимает по документу окончательное решение", - добавляет Сергей Акулич.

Гибкость интеграции и настраиваемость

Мобильный клиент IBA обменивается информацией с системами с помощью веб-сервисов, что предопределяет надежность при передаче данных и высокую степень адаптируемости при интеграции решения с различными корпоративными информационными системами.

Решение обеспечивает гибкость и с точки зрения изменения бизнес-процессов: набор действий, которые пользователь может выполнить при работе с документом, передается посредством веб-сервиса и формируется для пользователя на "лету" индивидуально для каждого документа. Действия, доступные пользователю, могут варьироваться в зависимости от типа документов. Например, действия "Утвердить", "Отвергнуть" для одного типа документов и действия "Согласовать", "Отправить на доработку" - для другого. Более того, данный подход позволяет мобильному клиенту "переваривать" существенные изменения бизнес-процессов в рамках СЭД или корпоративной системы без изменений кода мобильного клиента и даже без его перенастройки. Процесс полностью автоматизирован.

Таким образом, мобильные решения от компании IBA отвечают всем актуальным требованиям повышенной мобильности, гибкости и оперативности в принятии управленческих решений, которые стоят перед современным руководителем, а также значительно облегчают и повышают эффективность его работы, в итоге ускоряя бизнес-процессы компании. "Кроме того, создание в СЭД или корпоративной информационной системе мобильного автоматизированного рабочего места руководителя, - констатирует Игорь Петрик, - усиливает интерес к работе в системе не только со стороны руководителей, но и неизбежно приводит к увеличению вовлеченности в процесс всех сотрудников организации. Мобильное приложение повышает эффективность использования самой СЭД".

Инна Игонтова