Спецпроекты

«Гэндальф» внедрил программу для учета и хранения первичных документов в «Орелмасле»

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения

«Гэндальф» внедрил программу «Скан-архив» для учета и хранения первичных документов в компании «Орелмасло», занимающейся переработкой семян рапса и подсолнечника.

Документооборот «Орелмасла» достигает около 21 тыс. документов в год, большую часть из которых (около 12 тыс.) составляют входящие документы. Вести достоверный и полный учет вручную – очень непростая задача. С бумажным архивом неудобно и долго готовиться к проверкам ФНС, проводить сверки с контрагентами. Для автоматизации этих процессов в «Орелмасле» установили программу «Скан-архив».

«Скан-архив» – разработка компании «Гэндальф», предназначенная для ведения учета и контроля наличия первичных документов, сканы которых автоматически прикрепляются к базе «1С». Благодаря «Скан-архиву» в «Орелмасле» решили сразу несколько задач.

Во-первых, упростили хранение и обработку документов: теперь весь текущий документооборот, начиная с 1 января 2019 г., сохраняется в электронном хранилище. Просмотреть любой документ можно, не вставая с рабочего места. Нужен только доступ от системного администратора.

Во-вторых, проще стало вести учет наличия первичных документов. Программа фиксирует наличие оригиналов либо копий документов по каждому контрагенту. До установки «Скан-архива» для этого требовались бумажные реестры.

В-третьих, программа автоматизировала работу по внесению в базу документов между подразделениями компании. Риск потерять данные стал минимальным, а на отправку документов от подразделений в головной офис теперь почти не нужно тратить время.

Главный бухгалтер «Орелмасла» Олеся Мелентьева сказала: «"Скан-архив" помогает с решением главной нашей "боли" – с подготовкой к встречным проверкам и ответами на требования ФНС в рамках камеральных проверок деклараций по НДС. С новой системой нам не нужно собирать пакет документов вручную, так как вся информация видна в базе. Если к операции по контрагенту прикреплен скан документов, то строчка будет обязательно выделена цветом. Введение штрихкодирования договоров также сократило время на формирование ответного пакета документов в ФНС. Аналогично упростилось наше взаимодействие с контрагентами. Если документы нужны менеджерам срочно, то выгруженные из базы "1С" скан-образы попадают им в почту незамедлительно».