Спецпроекты

Системы управления недвижимостью: как выбрать, кому платить

Интеграция Инфраструктура Бизнес-приложения Внедрения
Информационные технологии для управления недвижимостью имеют широкую международную практику применения. Одним из наиболее эффективных инструментов в области управления недвижимостью являются системы класса CAFM (Computer Aided Facility Management). На российском рынке этот тип решений отнюдь не распространен, однако ситуация начинает меняться.

Для принятия решения об инвестициях клиенты хотят четко представлять себе и конкретные задачи для своей специфики. Надо сказать, что они существенно зависят от отношения к управляемому активу (объекту недвижимости). Например, для предприятий основной задачей является сокращение операционных расходов, для владельца коммерческой недвижимости – увеличение доходности объекта от аренды.

Кто платит?

Для объектов недвижимости характерной является ситуация с одновременным использованием систем CAFM как минимум двумя сторонами: клиентом (девелопер, владелец) и сервисной, FM-компанией, внутренним подразделением корпоративной организации.

Для решения вопроса о том, кому необходимо инвестировать (компании, внутренние подразделения), необходимо четко представлять актуальные задачи сторон на конкретном объекте, предприятии.

Важно, что каждая из сторон может использовать свои специфические модули системы на основе единой информационной базы данных. Например, клиент использует модуль управления арендой, а сервисная компания – модуль технического обслуживания. В этом случае можно рекомендовать распределение инвестиций в ИТ между сторонами в соответствии с объемом функциональных задач.

Для российского рынка характерной ситуацией может быть вариант использования ИТ как конкурентного преимущества для сервисной, FM-компании при участии в тендере на объект недвижимости. CAFM-система при этом рассматривается как внутренний производственный инструмент компании для создания более качественного сервиса управления для клиента.

Одним из наиболее привлекательных вариантов на российском рынке может быть решения этого вопроса на этапе тендера на управление объектом недвижимости. Например, владелец недвижимости как организатор тендера может включить требование об использовании CAFM-системы со стороны сервисной компании. При этом она не должна включать все затраты на CAFM в состав предложения.

Также возможна ситуация, когда крупный владелец недвижимости, клиент, самостоятельно инвестирует в CAFM-систему и далее вынуждает сервисную, FM-компанию работать с данным продуктом на своем объекте. При этом часть затрат, например, на обучение персонала, сбор данных может быть распределена между сторонами.

Необходимо учитывать и временные перспективы использования CAFM на отдельных объектах. При этом для российской специфики собственник может иметь менее краткосрочную историю работы с объектом, чем сервисная, управляющая компания. Этот фактор также необходимо учитывать при инвестировании, с учетом дальнейшей окупаемости, амортизации системы.

Резюмируя тему "Кто платит", можно рекомендовать любые удобные схемы с учетом конкретных задач сторон на конкретном объекте. В любом случае, эффект от внедрения CAFM-систем может быть выгоден для каждой из сторон с точки зрения как качества услуг, так и окупаемости инвестиций.

Для российского рынка особо можно отметить эффект на этапе смены собственника недвижимости. Наличие информационной базы данных по активу, истории его эксплуатации, соответствующих документов может существенно повысить привлекательность объекта при продаже.

Как выбирать, как реализовывать

Говоря об инвестициях нельзя не остановиться о стоимости CAFM систем. Для российского рынка задач по выбору CAFM-систему можно характеризовать следующими внешними условиями: минимальное количество профессиональных CAFM-систем; возможные варианты с использованием решений на базе 1С; возможные варианты с использованием продуктов со смежным функционалом типа EAM, ТОиР (CMMS).

В последние годы на отечественном рынке появились профессиональные CAFM-системы как западных, так и российских поставщиков. Однако эти продукты единичны. Основная сложность – это отсутствие полной информации у конечных клиентов об этих системах. Однако в ближайшие годы можно ожидать появления ряда качественных систем от международных вендоров с многолетним опытом разработки и внедрений подобных решений.

На базе 1С имеются несколько решений, которые могут реализовывать только небольшую часть задач профессиональных CAFM-систем. Как правило, такие продукты выполняют минимально необходимые задачи. Их преимуществом является интеграция с бухгалтерскими системами, информационное обеспечение продукта и наличие большого количества исполнителей, готовых реализовывать эти задачи. С точки зрения стоимости, не следует принимать в расчет низкую базовую стоимость лицензий. Здесь необходимо оценивать полную стоимость проекта, включая затраты на доработку, обслуживание продукта, которые могут составить значительную часть от общих инвестиций.

Ввиду отсутствия большого количества вариантов часть заказчиков уже пробовали использовать профессиональные системы других типов (EAM, CMMS) для решения задач CAFM.

Однако эти проекты не имели успеха в виду необходимости существенной доработки, конфигурирования этих систем для решения специфических задач в области управления недвижимостью. Например, в этих системах полностью отсутствуют модули управления арендой, площадями, уборочным сервисом. Также пользователи сталкивались с существенной сложностью программных продуктов для решения относительно простых типовых задач, в частности, для организации планового технического обслуживания.

Например, EAM-системы применяются для крупных промышленных предприятий с функциями финансового блока, управления персоналом. Также в EAM включаются продвинутые модули планирование технического обслуживания на основе анализа многих параметров состояния оборудования и инфраструктуры. С большим трудом, но эти функции можно рекомендовать для отрасли управления недвижимостью. При этом поддержка данных сервисов и дополнительных модулей существенно увеличивает стоимость EAM по сравнению с системами CAFM.

Если говорить о ERP, то тут имеются системы, поддерживающие ряд специфических функций для FM. Например, в SAP имеется модуль ММ для организации эксплуатации и обслуживания основных средств. Однако эти модули, не характерные для основных задач ERP в части глобального управления предприятием, существенно ограничены по функционалу и реализуют только минимально необходимые сервисы. Существенным минусом является общий интерфейс ERP, достаточно сложный для обычного пользователя, а также вопросы безопасности. Представить, что технический персонал службы эксплуатации сможет работать в общей ERP предприятия, и тем более – другого юридического лица, очень сложно.

Кроме этого, ни в EAM, ни в ERP не предусмотрено развитых модулей, специфичных для facility management, управления недвижимостью. Например, функции управления площадями, уборочным сервисом и т.д.

Виктор Ильин