26 Марта 2025 15:43 26 Мар 2025 15:43 |

Поделиться

Как объединить 2000 сотрудников из 9 регионов на одном корпоративном портале

В чем главная проблема такой инфраструктуры?

Сотрудники живут в маленьких информационных пузырях. Каждый знает только свою смену, максимум коллег на ближайшем участке дороги. Ощущения, что все они работают в большой компании, просто нет.

Как решить эту проблему?

Электронная почта? У многих сотрудников нет компьютера — не нужен для работы.

Внешний мессенджер? Данные в личных переписках теряются, а вопрос безопасности сторонних мессенджеров — больная тема.

В ОССП решили создать единое безопасное цифровое пространство, где все сотрудники смогут быстро обмениваться информацией, узнавать новости компании и чувствовать себя частью большого коллектива.

Всё это стало возможным с корпоративным порталом Битрикс24.

Как внедрение одного портала решает сразу несколько самых распространенных проблем компаний?

Создание корпоративного портала: от разрозненной коммуникации к единой «соцсети»

Проблема: никто не чувствует себя частью компании

Раньше рядовые сотрудники знали максимум 30-50 человек из своего подразделения. Для них ОССП — это их пункт взимания платы, пара коллег по смене и начальник участка. Они не видели всей структуры компании, не понимали, как работают другие подразделения. Поиск коллег из главного офиса в Москве превращался в настоящий квест.

Когда начались попытки наладить внутреннюю коммуникацию, выяснилось, что некуда писать новости, негде оперативно общаться и невозможно донести информацию до всех без рассылки бесконечных писем.

Решение: портал как внутренняя соцсеть

Когда в ОССП заговорили о корпоративном портале, руководители сразу сказали: «Нам нужна наша собственная соцсеть». Проект реализовал digital-интегратор QSOFT.

И вот что получилось:

Главная страница портала — это лента новостей компании, но с умными фильтрами. Хочешь видеть только обновления по своей трассе? Пожалуйста. Интересует вся компания? Настрой фильтр одной кнопкой и читай все новости.

Личные профили сотрудников — теперь не надо гадать, кто твой HR или бухгалтер (а их в компании много — непонятно, кто за каких сотрудников отвечает). В профиле сразу видно:

• Кто из бухгалтеров отвечает за твои зарплатные вопросы.
• К кому из кадровиков обращаться за документами.
• Кто твой административный и функциональный руководитель (особенно полезно, если один сидит в Москве, а другой в региональном офисе).

Геймификация — мелочь, но мотивирует!

• Виджет «До зарплаты осталось…» — ведь всем приятно знать, сколько дней осталось до пополнения счета.
• Виджет «До отпуска...» — помогает не терять надежду, что отдых всё-таки случится.

Как сотрудники отреагировали?

Сначала, конечно, настороженно. Но буквально через пару дней после запуска пошли неожиданные сценарии.

Вот что рассказывает начальник отдела коммуникаций компании ОССП Светлана Кускова:

«Руководитель одного из регионов случайно узнал о портале раньше официального запуска. Звонит мне и спрашивает: «Как подключить Петрова? Я уже себе фотку сменил, задачи поставил». Я удивляюсь: «Ты вообще откуда портал нашел? Он у вас еще официально не работает!»

Оказалось, что кто-то нашел тестовую ссылку, скинул в чат, и люди начали сами разбираться! Причем добровольно, без принуждения! Вот тогда я поняла — нам удалось сделать удобный и полезный инструмент».

Так корпоративный портал ОССП уже с первых дней стал точкой притяжения для сотрудников.

Отказ от сторонних мессенджеров: безопасность и оперативность в одном окне

Проблема: рабочие чаты во внешних мессенджерах — хаос и утерянные данные

Для многих сотрудников ОССП раньше стандартной практикой были оперативная связь и отправка файлов в сторонних мессенджерах и публичных облачных ВКС (видеоконференцсвязь). И вроде все так делают, ничего страшного… пока это не становится проблемой:

• Неинтуитивный поиск информации. Попробуй найди нужный файл, если он был отправлен неделю назад и закопан в сотне сообщений.
• Никакого контроля и безопасности. Телефоны сотрудников могли меняться, чаты терялись, а удаленные сообщения исчезали навсегда.
• Пересечения рабочих и личных границ. Когда сотрудникам приходится использовать личные аккаунты в мессенджерах для работы, вопросы безопасности отходят на второй план. Написать в личку может любой посторонний человек, представившись сотрудником компании.

Но самой серьезной проблемой стало взаимодействие с госзаказчиками. По правилам, все обсуждения с ними должны проходить в защищенной среде, а внешние мессенджеры и ВКС таким требованиям не соответствуют. Нужно было срочно искать решение.

Решение: единый мессенджер и видеозвонки внутри Битрикс24

ОССП перевели всю внутреннюю коммуникацию в защищенный мессенджер Битрикс24:

• Чаты для оперативного общения. Личные и групповые диалоги, быстрый поиск сообщений и файлов — всё в одном месте.
• Видеозвонки без сторонних сервисов. Больше не нужно скидывать ссылки на созвоны в чаты — коллеги собираются в один клик, ссылка-приглашение приходит автоматически каждому. Планирование встреч происходит во внутреннем календаре — забыть о созвоне не дадут уведомления в системе.
• Безопасность и контроль доступа. Вся коммуникация проходит внутри корпоративного контура, и посторонние не могут попасть в рабочие чаты.
• Оперативность. Руководители больше не тратят время на поиск нужных контактов — все сотрудники доступны в одной системе.
• Перспектива для работы с госзаказчиками. Сейчас ОССП тестирует возможность безопасного взаимодействия с внешними партнерами внутри корпоративного контура. Это позволит госзаказчикам подключаться к защищенным чатам и видеозвонкам без риска утечки данных. В качестве решения рассматривается инструмент Битрикс24 Коллабы, который позволяет приглашать внешних участников в защищенное рабочее пространство с ограниченным доступом к внутренним данным компании.

Как это изменило работу сотрудников?

История из ОССП:

Операционный директор поначалу был скептически настроен насчет перехода в Битрикс24.

«Мы уже столько денег потратили на этот проект, но я до конца не понимаю, за что платим», — признался он однажды. Но стоило ему попробовать встроенные видеозвонки и мессенджер, как все изменилось. Теперь он проводит совещания исключительно через портал, а региональные операционные руководители даже не обсуждают возможность использования других сервисов.

«Реально удобно. Не надо никого собирать, скидывать ссылки, разбираться с настройками разных платформ для связи. Всё в одном месте, и все мои люди в доступе моментально. Как мы раньше жили без этого — не понимаю!»

Теперь в ОССП корпоративный мессенджер Битрикс24 — это единое окно для всех переговоров. Это новый стандарт работы, обеспечивающий безопасность и скорость коммуникации.

Визуализация оргструктуры компании: как портал заменил Excel-справочники

Проблема: хаос в контактах и устаревшие таблицы

Как раньше в ОССП выглядел поиск нужного коллеги: каждый месяц из 1С приходили автоматические рассылки с Excel-таблицами. Они содержали контакты сотрудников, где указывались отделы, должности и номера телефонов. Теоретически это должно было помочь… но на практике:

• Данные быстро устаревали. Кто-то переходил в другой отдел, чей-то телефон менялся и т.д.
• Поиск был неудобным. «Так, где там Иванов? Вбиваешь в поиск — пять Ивановых. Какой из них нужный? Непонятно».
• Ошибки в коммуникации. Можно было случайно позвонить не тому человеку или отправить важное письмо не в тот отдел.

Нужно было решение, которое упростит навигацию по компании и сделает поиск сотрудников мгновенным.

Решение: организационная структура прямо на портале:

• Графическое отображение структуры компании. Видно, какие отделы есть, кто кому подчиняется, кто руководитель подразделения.
• Данные автоматически обновляются. Если сотрудник переводится в другой отдел или меняет контакты, данные подтягиваются автоматически из 1С и обновляются мгновенно, а не через месяц.

Как это изменило работу сотрудников?

Теперь все данные хранятся на корпоративном портале, и поиск нужного сотрудника занимает буквально секунды. Достаточно вбить имя или должность — и система сама выдаст результат.

Сотрудники больше не тратят время на поиски контактов, а руководителям не нужно вручную рассылать таблицы и обновлять списки.

Автоматизация документооборота: конец бумажной эпохе

Проблема: тонны бумаг, курьеры и километры дорог

Пару лет назад в компании был внедрён электронный документооборот, однако не у всех сотрудников был доступ к нему — в силу специфики работы не всем сотрудникам нужен рабочий компьютер. Поэтому до внедрения портала Битрикс24 в от бумажной бюрократии невозможно было полностью избавиться.

Это замедляло процессы и приводило к проблемам:

• Ручное подписание. Чтобы подтвердить ознакомление, сотрудники ставили живую подпись, а потом документ сканировали и загружали в систему электронного документооборота вручную.
• Физическая уязвимость. Документ мог потеряться, испортиться, а курьер — застрять в пробке.

Решение: полная цифровизация, автоматические уведомления и интеграция с 1С

Вместо печатных документов ОССП перевела все процессы в цифровой формат, интегрировав корпоративный портал с существующей в компании системой электронного документооборота Docsvision. Теперь всё работает автоматически:

• Приказы и важные документы приходят прямо в личный кабинет сотрудника. Сотрудники видят уведомление о новом приказе, открывают его и подтверждают ознакомление одним кликом.
• Зарплатные листки доступны в электронном виде. Каждый месяц в мессенджер портала поступает сообщение: «Ваш расчетный листок подготовлен, нажмите, чтобы скачать». Документ защищен паролем. Это особенно важно, поскольку в региональных офисах ОССП планируют установить компьютеры общего доступа для сотрудников, у которых нет личных рабочих устройств. Благодаря защите паролем никто не сможет случайно увидеть чужие данные, даже если сотрудник забудет разлогиниться.
• Запросы на отпуск теперь автоматизированы. Система за 14 дней до отпуска напоминает об этом сотруднику и предлагает заполнить заявление. Никаких походов в HR-отдел.

Как это изменило работу сотрудников?

В ОССП больше не нужно ждать неделями, чтобы ознакомиться с приказом или получить расчетный листок. Цифровизация позволила сократить время на обработку документов в разы, а еще сэкономить транспортные расходы на отправку бумаг.

Простая и понятная навигация для сотрудников 50+

Проблема: «Новые технологии? Ой, не надо нам этого!»

Средний возраст сотрудников ОССП — 44 года. Среди них кассиры, дорожные рабочие, механики, операторы — люди, которые всю жизнь привыкли работать руками, а не с цифровыми сервисами. Для них слова «корпоративный портал» звучали как что-то сложное и непонятное.

• Страх перед технологиями. Некоторые сотрудники боялись, что если нажмут не ту кнопку, то что-нибудь сломают.
• Непривычный интерфейс. Большинство сотрудников не работали с такими системами ранее.
• Скепсис. «Опять придумали что-то новое, только работы больше!»

Когда руководство ОССП решило внедрять портал, важным требованием стало: он должен быть понятен каждому, даже тем, кто не дружит с технологиями.

Решение: «Госуслуги» для сотрудников»

Вместо сложных интерфейсов и многоуровневых меню сделали портал максимально простым и удобным.

• Логичная структура без лишних вкладок. Минимум вложенных страниц, все нужные разделы — на главной.
• Крупные кнопки и понятные названия. Никаких сложных терминов.
• Инструкции и видеоуроки. Обучающие материалы находятся в корпоративном университете, который разработан на отдельной платформе. Однако переход к нему реализован с Главной страницы портала.
• Персональные уведомления. Напоминания о предстоящем отпуске, новых приказах, расчетных листках, задачах для выполнения — приходят в один раздел портала с уведомлениями автоматически.

Как это изменило работу сотрудников?

Теперь сотрудники больше не боятся нажать не туда, а портал стал для них привычным и интересным инструментом, а не чем-то сложным и пугающим.

Портал как точка входа ко всем сервисам компании

Проблема: IT-лабиринт вместо удобной системы

• Систем много, логика разная. Для работы использовались разрозненные решения — 1С, Docsvision и др. сервисы компании.
• Каждому сервису — свой вход. Хотите посмотреть расчетный листок? Открывайте один портал. Оформить заявку? Заходите в другой.
• Сотрудники терялись в интерфейсах. Новичкам приходилось долго разбираться, где и что искать.

Всё это замедляло работу и увеличивало нагрузку на IT-отдел, который регулярно помогал восстанавливать доступы. Сами сотрудники путались в какой системе что найти.

Решение: портал как «единое окно» ко всем сервисам

• Интеграция с Docsvision. Теперь приказы, согласования и служебные записки доступны прямо на портале — никаких скачиваний и пересылок.
• Интеграция с 1С. Данные о сотрудниках, должностях и кадровых изменениях автоматически подтягиваются на портал. В будущем планируется расширение функциональности: сотрудники смогут отправлять заявления на отпуска и запрашивать справки без необходимости ручной обработки в HR-отделе.
• Сквозная авторизация. Больше не нужно запоминать кучу паролей.
• План на будущее: ещё больше автоматизации. В ближайшее время в портал добавят:

1. Заявки на бронирование переговорных. Больше не нужно писать секретарю — всё оформляется парой кликов через портал.
2. Цифровые карты офисов и пунктов взимания платы. Удобная навигация, чтобы сразу понять, где искать нужного сотрудника. Это особенно полезно для сотрудников, которые часто перемещаются между регионами. Заехал в новое подразделение — сразу видишь, где сидят бухгалтерия, HR и руководитель. Не нужно блуждать по коридорам незнакомого здания.

Как это изменило работу сотрудников?

Теперь сотрудники ОССП не теряют время на поиск нужного сервиса, а IT-отдел больше не завален просьбами восстановить доступ. Всё централизовано, логично и работает так, как должно.

Итог: как корпоративный портал изменил жизнь компании

Когда в ОССП задумывались о цифровизации, никто не предполагал, насколько портал изменит повседневную работу сотрудников. Раньше для решения простых вопросов приходилось вручную добывать информацию из разных источников. Теперь всё в одном месте: корпоративный портал Битрикс24 стал единым цифровым пространством для всей компании.

• Коммуникация стала прозрачной. Почта и сторонние мессенджеры ушли в прошлое, все обсуждения проходят в корпоративном мессенджере.
• Бумажный документооборот уходит в историю. Сотрудники знакомятся с документами в один клик.
• Интеграции упростили доступ к сервисам. Теперь сотрудники не ищут доступы к разным системам — всё доступно через портал.
• Навигация по компании стала понятной. Структура организации и контакты коллег — в одном окне.

Что дальше?

• Расширение на все регионы. Сейчас портал внедрён в нескольких регионах, но в ближайшие месяцы к нему подключатся все 2000 сотрудников.
• Новые интеграции. Планируется ещё больше автоматизации и синхронизации с внутренними сервисами компании.
• Мобильное приложение. ОССП рассматривает возможность предоставить всем своим сотрудникам доступ к отдельному мобильному приложению. Это особенно актуально для тех, кому неудобно заходить на портал с рабочих компьютеров.

Главный вывод:

Битрикс24 стал не просто рабочим инструментом, а новым стандартом корпоративной культуры, объединяющим сотрудников даже в самых удалённых уголках страны.

Поделиться

Подписаться на новости Короткая ссылка