10 Декабря 2024 17:28 10 Дек 2024 17:28 |

Поделиться

Как «умный» корпоративный портал повышает эффективность бизнеса

Скорость без риска

«Урбантех» — разработчик цифровых решений для транспорта — объединяет большое число специалистов. Им необходимо работать слаженно и оперативно, ведь от этого зависит критически важная сфера. За последние шесть лет число смертельных аварий в регионах присутствия компании существенно снизилось — в том числе благодаря решениям группы.

Недавно команда «Урбантех» перешла на новый корпоративный портал, созданный при помощи «Битрикс24». Это единое информационное пространство, где каждый сотрудник может получить доступ сразу ко всем сервисам компании. К их услугам — удобный способ управления проектами, реестр внутренних вакансий, автоматизированный документооборот и многое другое. Отклик не заставил себя ждать. Индекс активности на сайте увеличился в сотни раз, а число пользователей с прошлого года выросло более чем вдвое. При этом вовлеченность сотрудников увеличилась на треть. Работа сервисов стала проще и понятнее — число запросов в HR по адаптации сократилось на 40%.

Портал в единство

«Битрикс24» предлагает клиентам облачную версию для быстрого старта и коробочную — для установки на собственный сервер с возможностью полной кастомизации. «Урбантех» остановил выбор на втором варианте. Партнером по внедрению стал ИТ-интегратор Fusion — один из лидеров российского рынка в сфере интранет-решений. В итоге работу «Урбантех» удалось вывести на принципиально новый уровень. Это тот самый режим «одного окна» или умного управления. Он включает в себя менеджер задач, корпоративные чаты, облачное хранилище и многое другое. Огромный массив данных теперь собран на единой платформе, а сотрудники сохранили доступ к привычным системам.

Онлайн-офис объединил коллег из разных подразделений, сохранив структуру компании. Она наглядно отображается в виде схемы, что помогает быстро искать ответственных за разные зоны, их руководителей и подчиненных. Легко ставить задачи и следить за сроками их выполнения. А в разделе управления проектами можно даже создавать цифровые рабочие места.

Рутинные процессы стали быстрее и проще благодаря автоматизации, в том числе отчетность и рабочие коммуникации. К примеру, кадровые документы теперь можно подписывать в один клик — через интеграцию с сервисом КЭДО. Этапы согласования проходят автоматически. Ведь в «Битрикс24» уже есть все необходимые инструменты для автоматизации практически любых HR-процессов. Например, можно легко выстроить автоматизированные треки адаптации новых сотрудников или процессы обучения персонала через индивидуальные планы развития.

Коммуникациям — как основе слаженной работы — уделяется особое место. На портале отлажена обратная связь. Все предложения и проекты рассматривают оперативно и получают быструю оценку. И даже самые смелые задумки имеют шанс воплотиться в жизнь. Корпоративная социальная сеть позволяет обмениваться новостями и идеями, в том числе для совместного досуга. Здесь же сотрудники узнают о благодарностях и мотивационных бонусах от руководства.

Движение к совершенству

Гибкий «Битрикс24» позволяет внедрять многочисленные кастомные доработки — исходя из потребностей и запросов компании. В «Урбантех» особое место уделяют безопасности, это особенно важно для корпоративного портала. За нее отвечает двухфакторная авторизация. Она работает на всех девайсах, будь то компьютер со стационарной версией или смартфон с приложением «Битрикс24». Далее требуется только внутренняя авторизация и одноразовый пароль. И данные под надежной защитой.

Дизайн портала выполнили в фирменном стиле «Урбантех». Основная тема — в цветах компании, а для новогодних праздников есть специальная тема. На главной странице встречают лента новостей и виджеты для HR-сервисов. А значки благодарностей, которыми сотрудники поощряют друг друга, разработаны в виде маскота компании.

Появились и несколько «фирменных» разделов, воплощающих традиции компании. Начнем с одного из самых важных вопросов — сохранения кадров. Чтобы оптимизировать ресурсы, «Урбантех» создал реестр внутренних вакансий. С его помощью сотрудники могут пойти на повышение или попробовать что-то новое, не покидая родных стен. Они откликаются сами и рекомендуют знакомых специалистов.

Кроме того, любой сотрудник может поделиться своими задумками в разделе «Идеи и предложения». Достаточно открыть специальную карточку и изложить в ней суть предложения, указав ценность для компании и затраты на реализацию. Ни одна идея не затеряется. За ее судьбой можно следить благодаря автоматизированным процессам. Предусмотрены обязательные этапы: «На рассмотрении», «Приняты», «На реализации» или «Отклонены». Кроме того, сотрудники могут видеть и комментировать идеи друг друга. А самых креативных ждет мотивационный бонус.

Как и все компании, Урбантех поздравляет своих партнеров с праздниками. Чтобы сделать этот процесс максимально оперативным и снизить затраты на его организацию, на портале был создан специальный реестр. Чтобы подарить подарок, в системе нужно выбрать компанию или внести данные о новом партнере. После одобрения модератора предстоит указать конкретного человека, которого ждет презент. Когда его имя появляется в «Реестре подарков», задача по отправке переходит ответственному за это лицу вместе со всей необходимой информацией.

Так «Битрикс24» открыл для сотрудников «Урбантех» «портал в единство» с возможностью удобного управления. Ежедневные процессы стали быстрее и проще, благодаря автоматизации. И число используемых сервисов растет.

Вот как об этом опыте отзывается Станислав Мосалев, бывший заместитель директора по персоналу ГК «Урбантех», действующий директор по персоналу компании «Ай-Теко»: «У нас получилось создать единое информационное пространство, где любой сотрудник может получить по сути все сервисы компании в одном месте. Дальше есть возможность заниматься «улучшайзингом», внедрять доработки, развивать отдельные сервисы в системе. Например, большим спросом пользуется база знаний, такой «сайт в сайте». Обучение оформляется удобно визуально, например, мы используем инструкции в формате GIF-анимаций, это позволяет быстро просмотреть и запомнить, что и как делать. Когда начали внедрять функционал по управлению проектами и задачами, график посещения портала значительно возрос. Сейчас люди уже привыкли к большой новой системе, сотрудники сами просят доступ к порталу, считая его полезным».

Шапиро Анна, директор по персоналу ГК Урбантех, рассказывает о дальнейшем развитии функционала портала: «Для нас важно, чтобы портал был полезен и выполнял информационную, образовательную, координационную и организационную функции. На главной странице, кроме сведений о компании, оргструктуре, контактах, сервисах, модулях обучения и управления проектами, сотрудники видят информацию о новостях, ближайших событиях, задачах (своих и тех, которые они поручили коллегам). На портале реализована интеграция с 1С, и всегда можно посмотреть отпуска коллег, чтобы спланировать совместную работу.

Одной из непростых задач в любой компании является синхронизация бизнес-цикла, цикла обучения и развития, ивентов и различных мероприятий. Мы все живем в плотном графике, и важно в этом графике не запутаться. Поэтому сейчас мы совместно с Fusion занимаемся доработкой календаря компании. Ближайшие задачи: сделать визуализацию на квартал и год и реализовать интеграцию с почтовым клиентом компании. Уже сейчас пользователи этого сервиса могут создавать события, приглашать участников, видеть и предотвращать перегрузку мероприятиями в некоторые периоды времени, гибко планировать события от разных инициаторов, чтобы не было излишней нагрузки на сотрудников.

Мы также продолжаем развивать модуль знаний. Сейчас готовим тесты по нашим продуктам.

И из крупных доработок реализуется сейчас наша мечта — корпоративный магазин. Сотрудники будут получать урбанкоины за различные внешние и внутренние активности, например, за выступление на конференции, участие в благотворительности, посты во внутренних мессенджерах. На портале можно будет приобрести как брендированные материальные призы, так и сертификаты для души — на поход в театр, кино, планетарий, развлекательные центры и прочее.

Сейчас мы снова будем проводить опрос сотрудников компании по необходимым доработкам и улучшению нашего общего ресурса и уверены, что коллеги предложат новые идеи развития портала».

Поделиться

Подписаться на новости Короткая ссылка