Спецпроекты

Xerox упрощает перевод документов в электронный вид в промышленных масштабах

Интеграция Документооборот Бизнес-приложения

Компания Xerox объявила о запуске нового программного решения «Ксерокс: Система потокового ввода документов», предназначенного для автоматизации процессов промышленного перевода в электронный вид бумажных документов с неструктурированным содержанием. Как сообщили CNews в компании, решение призвано помочь заказчикам повысить эффективность подготовки электронных информационных ресурсов и их последующей загрузки в информационную систему.

В условиях развития рынка ИТ большинство организаций, работающих с крупными массивами информации, стремятся к переводу информационных ресурсов в электронное представление. С одной стороны, это упрощает поиск нужных данных, а с другой — снижает вероятность порчи или потери документов. Кроме того, электронный вид позволяет нескольким сотрудникам одновременно работать с одним документом, не создавая большого количества бумажных копий, отметили в Xerox.

«Оценив преимущества работы с электронными информационными ресурсами, многие организации уже внедрили или планируют внедрить электронные хранилища и архивы, а также начать планомерную оцифровку фондов бумажных документов. Впрочем, без использования специальных инструментов этот процесс может стать весьма затруднительным. Компаниям необходимы удобные и производительные средства для подготовки электронных версий документов к загрузке в информационное хранилище, — считает Ольга Ефимова, руководитель сектора отраслевых решений и системной интеграции Xerox Россия. — Сегодня мы предлагаем рынку именно такое решение — новый программный продукт “Ксерокс: Система потокового ввода документов”».

В целом решение «Ксерокс: Система потокового ввода документов» («Ксерокс: СПВД») предназначено для промышленного атрибутирования электронных материалов и может использоваться в любых отраслях. Благодаря автоматизации и применению промышленных программных средств обработки данных решение позволяет ускорить и упростить процесс перевода документов в электронный вид, утверждают разработчики.

В частности, возможность двойного ввода обеспечивает высокий уровень контроля вводимых данных (атрибутов), а их автоматическая проверка на соответствие правилам заполнения повышает логическую целостность электронных ресурсов. Благодаря поддержке работы с многоуровневыми справочниками решение позволяет быстро добавить атрибуты для последующего использования при поиске. Функции автоматического удаления пустых страниц и поворота изображения в соответствии с направлением текста в решении «Ксерокс:СПВД» упрощает чтение получаемых в результате электронных образов документов. При этом решение позволяет контролировать работу операторов, производящих обработку документов, и вести развернутую статистику по проведенным работам.

Кроме того, система обеспечивает обработку неограниченного количества документов и поддерживает различные типы обрабатываемых объектов с собственными наборами атрибутов, в частности, с его использованием могут обрабатываться кадровые, конструкторские и проектные документы, финансовые договоры и акты, управленческие документы (приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки), архивные дела и т.д. При этом система не требует перепрограммирования для адаптации под обработку новых типов документов.

Удобство работы с решением достигается за счет наличия веб-интерфейса и поддержки клиент-серверной архитектуры, отметили в Xerox. Решение «Ксерокс: СПВД» позволяет сбалансировать нагрузку между операторами и легко интегрируется в информационную среду заказчика, обеспечивая безопасность конфиденциальных данных при оцифровке документов в соответствии с требованиями к защите информации Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК).