Спецпроекты

«Сберкорус» автоматизировала документооборот для аграрной группы «Каменское — Шатовка»

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения Документооборот

«Сберкорус» (входит в экосистему «Сбера») завершила проект по разработке автоматизированной информационной системы для аграрной группы «Каменское — Шатовка». В ходе проекта, реализованного на базе системы «1С:Документооборот 8 корп», была оптимизирована работа с документами, ускорен процесс их формирования и согласования, а также усилен контроль исполнительской дисциплины сотрудников.

«Шатовка» является лидером Арзамасского района Нижегородской области по производству молока. Помимо разведения крупного рогатого скота, хозяйство также специализируется на растениеводстве. Годовая реализация молока достигает 7,5 тыс. тонн, мяса — 210 тонн, общая площадь пашни превышает 5,6 тыс. га. На предприятии работает свыше 150 человек, из которых 70% трудятся на фермах, а остальные сотрудники — в дирекции растениеводства.

До начала проекта документооборот в «Шатовке» велся преимущественно на бумажных носителях, что периодически приводило к утере и порче документов, а также срыву сроков их согласования и подписания. Процесс осложнялся и большим количеством типов документов.

Партнером по автоматизации договорной деятельности и делопроизводству была выбрана компания «Сберкорус», обладающая статусом центра компетенций по документообороту в фирме «1С» и большим опытом в реализации подобных проектов. При этом программный продукт «1С:Документооборот 8 корп» был внедрен сразу для четырех юридических лиц в рамках аграрной группы «Каменское — Шатовка» с учетом бизнес-потребностей каждой организации.

Экспертами «Сберкоруса» была реализована настройка нормативно-справочной информации клиента в части организационной структуры предприятия, контрагентов, контактных лиц, пользователей, должностей, статей движения денежных средств и пр. Был полностью автоматизирован учет входящих, исходящих и внутренних документов и процессы их маршрутизации с учетом целого ряда условий: юрлица, вида деятельности, суммы договора и др.

Автоматизация работы с заявками на расходование денежных средств (настройка карточек, маршруты) позволила увеличить скорость соответствующих бизнес-процессов, особенно — в части внебюджетных заявок.

Была реализована функциональность учета мероприятий, который позволил руководству аграрной группы «Каменское — Шатовка» фиксировать протоколы и результаты совещаний, заседаний бюджетных комитетов, комиссий и др. Приглашение участников на подобные мероприятия происходит автоматически, как и рассылка задач ответственным лицам по итогам собрания. Причем исполнение этих задач теперь также контролируется системой посредством уведомлений на электронную почту. Отчеты по исполнительской дисциплине формируются в конце периода и передаются ответственным лицам. Информационная система способна формировать целый ряд отчетов по разным разделам учета документов, включая список договоров к продлению, список договоров с истекающим сроком действия и так далее. Каждый отчет преднастроен в зависимости от типа запроса к системе и других параметров.

«В ходе проекта нашими специалистами были автоматизированы все процессы документооборота компании «Шатовка» и других организаций аграрной группы «Каменское — Шатовка», — сказала заместитель директора компании Сберкорус по коммерческой политике и продажам Анастасия Строкова. — Теперь документы хранятся в единой информационной системе и доступны сотрудникам по первому требованию. Риски потери документов полностью нивелированы. Значительно сократились трудозатраты на согласование договоров, появилась возможность больше времени уделять их анализу. Производительность сотрудников, участвующих в процессе, увеличилась в несколько раз».

На следующем этапе взаимодействия планируется интеграция документооборота с отраслевым решением «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия». Ожидается, что после реализации этого этапа согласованные заявки на расходование денежных средств будут поступать в бухгалтерскую систему компании «Шатовка» автоматически.