Спецпроекты

«Межотраслевой центр мониторинга» создал электронный архив документов на платформе «Этлас»

Интеграция Внедрения

Группа компаний «МЦМ» представляет собой интегрированный холдинг, включающий в себя разнообразные компании, занимающиеся различными видами деятельности. Работа компании протекает по нескольким основным направлениям: телематика, информационные технологии, информационная безопасность, а также инвестиционная деятельность.

Актуальность создания электронного архива связана с растущими объемами документов Группы компаний. Новая система, позволяет в рамках единого архива документов создавать отдельные независимые архивы документов для каждой компании Группы «МЦМ». Другими словами, в единой системе создаются различные сектора доступа к документам, как для обычных пользователей, так и для групп пользователей, тем самым полностью решая задачу централизованного хранения данных по всем компаниям Группы. Руководство и ключевые сотрудники могут получать доступ ко всем данным всех компаний.

Основными критериями при выборе системы были быстрое внедрение системы своими силами, в следствии чего должны присутствовать все необходимые механизмы по настройке системы (редакторы и конструкторы), возможность доступа к архиву с любого устройства (ПК, ноутбук планшет, мобильный телефон) не находящегося в локальной сети из любой точки мира, а также быстрый, гибкий и удобный поиск документов, с возможностью его настройки под требования пользователей и возможность в рамках одного архива создавать подархивы для разный компаний. Помимо этого, были важны быстрый импорт уже существующих документов в систему как из сетевого хранилища, так и со сканера, и наличие механизма автоматического автораспознавания графических документов с целью дальнейшего поиска по содержимому.

В ходе проведения работ по настройке и внедрению системы специалисты Группы «МЦМ» проработали и выстроили общую структуру электронного архива документов всей Группы компаний, сформировали справочники и правила автоматической нумерации и автоматического именования документов, распределили права доступа пользователей и групп пользователей для каждой компании Группы МЦМ и завели в систему полную информацию о контрагентах и клиентах. Вместе с этим они завели в систему все необходимые справочники, с помощью встроенного редактора создали карточки документов для всех имеющихся типов документов и сформировали ряд правил автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения регистрируемых в архиве документов.

В результате введения в промышленную эксплуатацию электронного архива Группа «МЦМ» существенно изменила подход к работе с документами за счет получения прозрачного архива документов с разграничением доступа сотрудников разных компаний к необходимым секторам архива. Руководство и ключевые сотрудники получили доступ ко всем документам Группы компаний.