Спецпроекты

«АШАН Ритейл Россия» перевел финансы в облако Oracle ERP Cloud

Интеграция Внедрения

Все службы российского «АШАН» переведены на новую облачную систему Oracle ERP Cloud. Россия стала пилотной страной присутствия международной розничной сети Auchan Retail, где стартовал проект по цифровой трансформации финансовых функций.

О выборе облачной ERP-системы, преимуществах российского законодательства и результатах проекта, а также как облако повышает мотивацию персонала и каким будет бухгалтер будущего, рассказала Татьяна Семенихина, директор проекта по цифровой трансформации финансов АШАН Ритейл Россия (в период c декабря 2017 года по октябрь 2019 года), лидер по трансформации финансов в Auchan Retail.

Проект стартовал в конце 2017 года. Начали со стандартизации, унификации бизнес-процессов между всеми странами присутствия компании Auchan Retail. На этом этапе были задействованы все подразделения компании. Облачные сервисы Oracle ERP Cloud максимально подошли для автоматизации обновленных бизнес-процессов, а также в большей степени, чем другие решения, соответствовали новой операционной модели управления и отвечали ИТ-стратегии, направленной на повышение уровня централизации.

Далее были выбраны интеграторы, как глобальный, так и локальный. В России локальным интегратором стала группа «Борлас». К июню 2018 года была разработана и внедрена в Люксембурге core-модель решения, а в январе 2019 года в России в рамках трех небольших юридических лиц началась опытно-промышленная эксплуатация этой модели. В июле 2019 года на новую систему были переведены все службы российского АШАН, включая сети гипермаркетов АШАН и супермакетов АТАК. В настоящее время проект находится на стадии стабилизации.

Внедрение Oracle ERP Cloud – лишь первый этап программы трансформации. В России к системе подключено чуть менее 500 пользователей, которые работают с финансовыми модулями. Основные пользователи – бухгалтеры, проводящие разного рода транзакции и прочие финансовые операции. Помимо них, доступ к системе получили те, кто занимается валидацией расходов и одобрением платежей, а также устранением расхождений между заказом, приемкой и счет-фактурой. В данном процессе постоянно возникают разного рода разногласия (по стоимости или количеству закупки материалов, услуг, работ) и для их разрешения используются инструменты Oracle ERP Cloud для управления закупками и кредиторами.

Удалось унифицировать и стандартизовать бизнес-процессы по трем функциональным направлениям: от заказа расхода до оплаты (P2P, purchase-to-pay), от создания объекта продажи до получения денежных средств (O2C, order-to-cash), от централизации всех бухгалтерских записей до формирования отчетности (R2R, record-to-report).

В ходе проекта изменились функции сотрудников. Помимо бухгалтеров как таковых, появились специалисты, эксперты и менеджеры с расширенными функциями. При этом специалистам, которые занимаются P2P и O2C (по факту они работают с документами), не обязательно иметь именно бухгалтерское образование. От них не требуется навыков глубокого анализа транзакций и знаний особенностей учета, которые нужны для того, чтобы стать экспертом. Ориентация специалистов в данных направлениях идет на четко поставленные KPI бизнес-процесса, такие как оплата счет-фактур без задержек, своевременное выставление счетов и собираемость денежных средств.

Сервисы Oracle ERP Cloud заменили комплекс разрозненных систем, которые использовались ранее. Это позволило создать общий групповой план счетов и единую базу бухгалтерских транзакций для хозяйственных событий компании во всех странах присутствия, что позволит облегчить тиражирование решения в дальнейшем.

С другой стороны, благодаря зеленой карте по цифровизации первичной налоговой документации (УПД, УКД, кассовые документы) Россия значительно опережает многие европейские страны, и это уже приносит плоды: налоговая отчетность сдается в электронном виде, счет-фактуры приходят и высылаются в EDI-формате, отчего значительно снижается административная нагрузка на бизнес. Хотя это предъявляет новые требования к квалификации сотрудников финансовых служб.

В целом проект затрагивает не только финансы или управление кадрами. Он предусматривает серьезные изменения процессов на уровне всей компании. Например, внедрение виртуального офиса ведет к смене методов управления персоналом.

Бухгалтерия имеет дело с большим количеством письменных и голосовых обращений. И обработку наиболее простых из них вполне можно доверить разного рода электронным помощникам. Это могут быть программные роботы, которые способны генерировать ответные электронные письма, или чат-боты, обрабатывающие входящие телефонные звонки.



Тема месяца

Почему программные роботы стали вдруг так популярны?

В связке с ИИ они способны выполнять контрольные и управленческие функции.

Технология месяца

NVMe: что нужно знать о новом интерфейсе передачи данных?

Рост популярности «датаемких» решений требует быстрых протоколов передачи данных.