Разделы

Интеграция Бизнес-приложения Системное ПО

Юлия Липатова, «Аэроклуб»: Автоматизация авансовых отчетов может ежегодно экономить компаниям до 35 млн рублей

Неотъемлемая часть процессов цифровизации бизнеса — экономия бюджета и времени сотрудников. При этом такой важный для компаний блок, как бухгалтерия, часто по-прежнему остается перегруженным бумажной работой и бюрократическими процедурами, поглощая человеческие и финансовые ресурсы. О том, как можно сэкономить миллионы рублей и десятки часов на обработке командировочных, представительских и общехозяйственных расходов, в интервью CNews рассказала Юлия Липатова, генеральный директор компании «Аэроклуб».

CNews: «Аэроклуб» — одна из ведущих компаний российского B2B-рынка Travel Tech с сильным ИТ-блоком. Когда вы начали наращивать экспертизу в сфере технологий? Какими разработками занимаетесь в последние годы?

Юлия Липатова: В прошлом году мы отмечали юбилей — компании исполнилось 25 лет, из которых больше десяти мы занимаемся проектами по автоматизации и роботизации процессов командирования для крупного российского и международного бизнеса. За это время в компаниях-партнерах нами были созданы и внедрены несколько ключевых решений, которые применяются для организации и управления деловыми поездками, в том числе в онлайн-режиме, для оптимизации расходов на командировки, сбора и анализа больших объемов статистических данных, а также предикативной аналитики. Есть мобильное приложение — для российского рынка бизнес-трэвел это по-прежнему уникальный продукт.

Юлия Липатова: Мы больше 10 лет занимаемся проектами по автоматизации и роботизации процессов командирования для крупного бизнеса

Актуальность подобных решений подтверждает перечень наших партнеров. В их число входят такие гиганты рынка, как «Сибур», «Яндекс», «Полюс Золото», «Русал», «Мегафон», X5 Retail Group, Schneider Electric, Nestle, Siemens и другие корпорации. Благодаря комплексным кастомизированным проектам с такими партнерами мы научились решать действительно сложные задачи по автоматизации бизнес-процессов, а также создали целую экосистему гибких в настройках программных продуктов, позволяющих учитывать специфику бизнеса.

CNews: Ваше последнее решение Expense тоже стало частью экосистемы продуктов, направленных на автоматизацию процессов, связанных с деловыми поездками?

Юлия Липатова: И да, и нет, потому что этот инструмент — шире. Expense — это отдельный модуль для управления целым блоком операционных и связанных с учетом процессов по взаиморасчетам с подотчетными лицами: начиная от планирования расходов и запроса аванса, и заканчивая согласованием авансового отчета с формированием проводок в учетной системе. Если немного погрузиться в тему, станет очевидно, что у этих процессов достаточно много узких мест, которые портят жизнь и самим сотрудникам, и отделу бухгалтерии. И здесь можно привести не только тривиальные примеры, вроде ситуаций, когда сотруднику нужно обойти десяток кабинетов, чтобы собрать все необходимые для согласования подписи, но и куда более многослойные, обладающие серьезными последствиями.

Например, почти во всех компаниях, которые еще не занимались вопросом автоматизации, сотрудники формируют запросы на аванс и авансовые отчеты в сторонних приложениях — как правило, это пакет приложений Office. Эти документы в электронном или, что чаще, бумажном виде поступают в бухгалтерию. Там ответственный сотрудник вынужден вручную переносить данные из заявки в учетную систему. А ведь этого двойного ввода данных достаточно просто избежать. Но и это еще не все: в ряде случае требуется выгрузить форму авансового отчета и отправить на подпись подотчетному лицу.

CNews: Звучит очень сложно.

Юлия Липатова: Конечно. И это мы не говорим про риски потери документов или несвоевременного предоставления данных. Ведь для получения аванса сотрудники компаний проходят все круги бюрократического ада: согласования, заявки, записки… И если в организации слабо развита практика электронного документооборота, то любую из этих бумажек могут потерять, что вынудит заявителя начинать свой путь с самого начала. И даже там, где есть системы ЭДО, бывает сложно учесть все параметры, влияющие на маршрутизацию документов внутри компании, ведь есть разные департаменты, отвечающие за разные блоки финансовых вопросов. В таких случаях приходится запрашивать согласование по электронной почте, прикреплять копии писем, иными словами, вручную управлять маршрутизацией документов.

Юлия Липатова: Даже там, где есть системы ЭДО, бывает сложно учесть все параметры, влияющие на маршрутизацию документов внутри компании

Итогом всех вышеперечисленных коллизий становится удлинение процесса взаимодействия подотчетного лица, контролирующего расходы руководителя и бухгалтера. Если замешкается бухгалтер, то аванс поступит сотруднику постфактум, что не только станет причиной конфликта, но и повлечет за собой риски наложения штрафа со стороны контролирующих органов. Если наделают ошибок сами сотрудники, то ответ один — «у вас все так сложно, а у меня и так много работы!»

Важно отметить еще один существенный недостаток: у подотчетных лиц в обычной схеме работы нет возможности запросить дополнительные средства или заполнить авансовый отчет прямо во время командировки.

CNews: Почему крупные компании в таких ситуациях не автоматизируют этот блок вопросов с помощью дополнительных модулей к ERP-системам?

Юлия Липатова: Автоматизируют, но эта практика не носит массового характера по двум причинам. Во-первых, даже для крупных компаний с большими департаментами внутренней разработки эта задача — достаточно минорная. Во-вторых, работа с ERP дается далеко не всем сотрудникам из-за сложных интерфейсов, рассчитанных на узких специалистов. Получается автоматизация, но с такими усложнениями, что ни о какой экономии говорить не приходится.

CNews: Как Expense помогает решить ворох проблем, которые вы перечисляли?

Юлия Липатова: Благодаря этому продукту бухгалтеры избавлены от необходимости вручную вбивать данные в учетные системы, поскольку на первом шаге их заполняет сотрудник компании (подотчетное лицо) в Expense. Финансовому департаменту нужно только провести быструю проверку, после чего импортировать данные в систему. Там и будут отражены расходы по авансовому отчету либо сформирован документ по выдаче аванса. При этом сам сотрудник сможет распечатать и подписать авансовый отчет непосредственно в самом сервисе, что также снижает нагрузку на бухгалтерию — не приходится отправлять документы подотчетным лицам.

Реализована опция прикрепления фото подтверждающих документов или других регламентных форм прямо со смартфона, что будет особенно удобно для сотрудников. Бухгалтерия за счет этого получает прозрачный механизм проверки, а электронные копии документов (чеков, квитанций) нивелируют опасность потери или выцветания оригиналов, что удобно уже для налоговых служб и аудиторов. Руководители сотрудников, как правило, даже не видят оригиналов подтверждающих документов, поэтому наличие фото будет для них основанием согласовать авансовый отчет.

Отдельно хочу отметить, что это решение устраняет все сложности взаимодействия с удаленными сотрудниками, поскольку живое общение с бухгалтером больше не нужно. Собственно, и сам авансовый отчет можно начать заполнять еще в поездке: потратил деньги — сразу занес это в программу с помощью смартфона. Также решение предусматривает возможность размещения непосредственно в системе шаблонов, инструкций, служебных записок и других регламентных документов для удобного скачивания, что сэкономит время сотрудника при подготовке финального отчета по итогам деловой поездки. И, конечно, переживать о маршрутах согласований больше не придется, потому что система выполнит маршрутизацию автоматически.

CNews: А менеджеры благодаря Expense получают еще и удобный инструмент контроля расходов?

Юлия Липатова: Конечно. И при этом все согласования, отклонения, переписки с инициатором — все это можно делать прямо в системе. Реализован также инструментарий для управленческой аналитики, который можно настроить в зависимости от специфики компании и ее бизнеса.

CNews: Вы многое рассказали об экономии времени и ресурсов. А как Expense экономит деньги?

Юлия Липатова: Начнем с того, что любая экономическая выгода от внедрения того или иного ИТ-решения должна учитывать затраты на его установку и сопровождение. Если говорить конкретно об Expense, то стоимость складывается из единоразовой суммы за внедрение, потранзакционных платежей (считаются только авансовые отчеты) и цены техподдержки под ключ, которая также привязана к числу транзакций.

Теперь — непосредственно к экономии. Она складывается из нескольких составляющих. И первая из них связана как раз с экономией времени — снижением трудозатрат всех участников процесса на этапе взаиморасчета с подотчетными лицами. Согласно нашим исследованиям и практике внедрений, только бухгалтеру Expense позволит сэкономить в среднем до 20 рабочих часов в месяц. Есть и другая цифра: в среднем сервис позволяет сэкономить 1 час времени на каждом авансовом отчете. Скажем, если в компании 1000 отчетов в месяц, то при стоимости рабочего времени сотрудника 500-1000 рублей в час, мы получаем 6-12 млн рублей ежегодной экономии!

Юлия Липатова: Expense позволяет экономить бухгалтеру в среднем до 20 рабочих часов в месяц

Вторая составляющая — экономия на расходах ИТ-подразделения. Мы все прекрасно понимаем, что эти департаменты — традиционно одни из самых высоко нагруженных почти во всех организациях. Причем есть один-два ключевых проекта, которые нередко приходится тормозить, чтобы решать новые запросы бизнеса. Возьмем, например, одного специалиста с зарплатой 150 тыс. рублей в месяц. Получается, что затраты за год достигнут 1,2 млн. Но ведь одним специалистом дело наверняка не обойдется: нужны еще менеджер проекта, аналитик, системный администратор и т.д. На стоимости внутренних ИТ-ресурсов пагубно сказывается и необходимость закупки пользовательских лицензий, сервисного оборудования и другие накладные расходы.

Если же организация заказывает услуги на стороне, стоимость специалиста-подрядчика составит около 3,5 тыс. рублей в час. Годовые затраты, таким образом, составят около 7 млн рублей. Но и в этом случае потребуется хотя бы менеджер проекта со стороны заказчика. При этом важно учитывать, что такие внешние подряды, как правило, сразу включают много компонентов, и на выходе получается достаточно сырой продукт.

Это приводит нас к мысли о том, что компаниям гораздо выгоднее использовать уже готовые сервисы со своей технической поддержкой. Суммарная экономия в таком варианте лежит в диапазоне от 10 млн до 35 млн рублей ежегодно. Это и есть стоимость рутинных операций, которую автоматизация призвана высвободить для решения более интеллектуальных задач.

CNews: Ваша разработка подходит только для учета командировочных расходов?

Юлия Липатова: Вовсе нет. С помощью Expense можно управлять расходами на общехозяйственные нужды: канцелярию, разовые услуги, мелкие покупки для нужд персонала. Можно вести учет даже представительских расходов и автоматически формировать акт на их списание из системы. Де-факто это замыкает контур по работе с подотчетными лицами в рамках единого сервиса.

CNews: Вы упомянули, что решение обладает определенными интеграционными возможностями. Насколько они широки?

Юлия Липатова: API-интерфейс позволяет интегрироваться с любой учетной системой — SAP, «1C», DAX, Navision, Oracle и так далее. Более того, Expense может быть интегрирован с системами онлайн-бронирования сторонних трэвел-агентств, что дает гибкость при выборе поставщика трэвел-услуг. Бесшовная интеграция с профильными решениями самого «Аэроклуба» выполнена по умолчанию.

CNews: Решение — облачное?

Юлия Липатова: Да. Оно создано на базе микросервисной архитектуры, а в стек использованных при разработке технологий входят ASP.NET Core 3.1, MS SQL, React, Redux. Что выгодно отличает Expense от ряда похожих систем, так это простой и интуитивно понятный интерфейс, над которым работали профессиональные дизайнеры, поддерживающий помимо русского языка еще и английский. Адаптивная верстка позволяет работать с сервисом не только с десктопов, но и со смартфонов и планшетов. При этом пользователю нужно только открыть браузер — никакого дополнительного ПО не потребуется.

CNews: Сколько времени требуется на внедрение?

Юлия Липатова: Этот этап занимает в среднем 2 месяца. Хочу отдельно отметить, что команда «Аэроклуба» готова к доработкам по запросам клиента, что избавляет от необходимости искать свободное время у разработчиков собственного ИТ-департамента заказчика. А в случае развития новых функций в системе, клиент получает их бесплатно.

Короткая ссылка