Поделиться
Руслан Шатохин: секреты внедрения HRM-системы с нуля
Конкурентоспособность банка сегодня во многом зависит от использования ИТ. Причем это касается не только информатизации клиентских сервисов, но и эффективной работы всех внутренних служб банка, включая департамент персонала. О важности информатизации кадровой службы банка и своем опыте внедрения HRM-системы на программной платформе SAP ERP HCM в интервью CNews рассказали директор по персоналу Национального банка "ТРАСТ" Руслан Шатохин и управляющий директор банка по информационным технологиям Алексей Катрич.Проанализировав вариант IBS, мы обнаружили, что предложенное решение на 80% удовлетворяет нашим потребностям. Таким образом, было принято решение о внедрении в нашем банке HRM-системы SAP в варианте, предложенном IBS.
CNews: Преднастроенность решения – единственный аргумент в пользу продукта IBS?
Руслан Шатохин: Защита от инсайдеров реализована на уровне разграничения доступа, который очень грамотно воплощена в SAP ERP HCM
Руслан Шатохин: Не единственный, но ключевой. К прочим критериям выбора продукта IBS можно также отнести его стоимость – преднастроенное решение с достаточным покрытием наших потребностей оказывалось дешевле, чем внедрение SAP ERP HCM "с нуля" с последующей доработкой. В результате мы получили отличный продукт известной компании по удовлетворяющей нас цене. Кроме того, в пользу IBS послужила и ее репутация на российском рынке ИТ-консалтинга. Уже в ходе реализации проекта мы убедились, что не ошиблись с выбором подрядчика – сотрудники IBS помогали оперативно решить возникающие сложности, и не давали нам останавливаться в реализации проекта, стимулировали движение вперед.
Цена ошибки – десятки тысяч доларов
CNews: С какими сложностями в ходе реализации проекта вам пришлось столкнуться?
Руслан Шатохин: Во-первых, мы не совсем точно рассчитали время наших сотрудников, которое требовалось потратить на проект. Хотя IBS изначально предоставило свои оценки необходимых затрат времени ключевых сотрудников в виде "матрицы загрузки", мы были уверены в своих силах и считали, что справимся с поставленной задачей быстрее.
Не справились. Именно эффективное распределение времени сотрудников стало первой и самой неожиданной сложностью. В результате пришлось привлечь дополнительный проектный персонал для выполнения рутинной работы – ввода данных в систему, форматирования и т.д.
Также достаточно трудно было разработать модель создаваемой системы. Когда мы решили внедрить HRM-решение, то еще не до конца представляли будущие бизнес-процессы. Это сегодня, благодаря выполненной по ходу проекта работе, мы их понимаем, а тогда их нужно было придумать и расписать на бумаге.
Необходим точный алгоритм выполнения определенного процесса, причем цена ошибки – это не один десяток тысяч долларов. При такой ответственности на разработку модели уходит очень много времени. Тем не менее, общими усилиями эта задача была решена.
Алексей Катрич: Для решения этой задачи нам даже пришлось усиливать внутреннюю проектную команду технологами.
Руслан Шатохин: Кроме того, к сложностям можно отнести и потенциальный саботаж со стороны сотрудников. Важно понимать, что в любом проекте внедрения комплексной ИТ-системы одним из ключевых факторов успеха является эффективное участие персонала и топ-менеджмента. И, если последние обычно сами являются инициаторами проекта, то с рядовыми сотрудниками все намного сложнее – если человек не до конца понимает необходимость внедрения такой-то системы для банка, а тем более для него лично, то он оказывается не восторге от внезапно обрушившегося на него дополнительного объема работы. В итоге он в лучшем случае выполняет свои новые обязанности по проекту не очень хорошо, в худшем – попросту саботирует проект. Чтобы этого избежать, нам пришлось регулярно проводить внутренние собрания, на которых мы объясняли сотрудникам важность проекта, разработали мотивационную сетку для ключевых персоналий проекта. У нас был отдельный проект по обучению пользователей системы и особенно менеджеров по персоналу. В результате сотрудники осознали, что при эффективном внедрении системы, их жизнь станет легче.
CNews: Сколько времени ушло на реализацию проекта? Какие функции системы уже используются?
Руслан Шатохин: Проект еще полностью не завершен, внедрена лишь базовая функциональность, которая была реализована за год. Все ключевые модули уже запущены, необходимые данные в систему заведены, проведен пробный расчет заработной платы по Москве. Я считаю, что с учетом масштаба банка, это достаточно хорошие сроки. В настоящее время мы ведем план работ, в котором четко расписаны все процессы по датам. Мы идем в строгом соответствии с этим графиком. Жестко зафиксированы также приоритеты по каждому проекту, ведется управление изменениями.
Филиал – не "черный ящик"
CNews: Система внедрена во всех филиалах банка?
Руслан Шатохин: Мы пошли по иному пути: мы не стали внедрять систему во всех филиалах отдельно. Ведь если разделить сотрудников HR-службы на количество наших филиалов – их просто не хватит. Мы посчитали, что в принципе нам необходим один менеджер по персоналу на 200-250 сотрудников и создали региональный центр, в котором был сосредоточен весь HR-департамент. Внос данных в систему и необходимый HR-документооборот происходят в региональном центре и в головном офисе.
CNews: Какую функциональность планируется внедрить в ближайшее время?
Руслан Шатохин: Следующий этап проекта – запуск новой процедуры кадрового документооборота, полностью реализованного на основе SAP ERP HCM. В ближайшее время в региональных цетрах будет запущена функциональность расчета и начисления з/п, после чего осуществлена выверка данных с бухгалтерией. Планируется, что уже в мае система будет введена в режим промышленной эксплуатации в Головном офисе, а через несколько месяцев и в региональных центрах. Это что касается этапов, относящихся к запуску базовой функциональности. Параллельно с ними мы запускаем систему дистанционного обучения SAP e-Learning Solution. Это решение имеет для нас большое значение, так как мы обучаем около 300 человек ежемесячно, из которых 200 обучаются дистанционно. Причем решение SAP позволяет не только обучать, но и сертифицировать сотрудников на расстоянии, что является дополнительным преимуществом в его пользу.
Мы также внедряем сейчас систему управления пулом талантов, которую планируется запустить во второй половине этого года. В планах и развитие всех систем – модуль автоматизации процессов по системе грейдов, управлению эффективностью в целом.
Алексей Катрич: Дальнейшее развитие Системы планируется силами собственной ИТ-службы Банка. По мнению Олега Бакланова, руководителя проекта со стороны блока ИТ, для этого в Проектной команде Национального банка "ТРАСТ" накоплен достаточный опыт.
CNews: Насколько защищены данные в вашем хранилище? Сейчас нередки инсайдерские утечки.
Руслан Шатохин: Защита от инсайдеров реализовано на уровне разграничения доступа, которая очень грамотно воплощена в SAP ERP HCM. Каждый менеджер по персоналу ведет свою часть работы и ему доступны лишь связанные с его работой данные. Так что риск тут, пожалуй, представляю только я (смеется).
CNews: Пытались ли вы оценить эффект от внедрения системы хотя бы на первом этапе реализации проекта?
Руслан Шатохин: Безусловно, о каких-то количественных показателях говорить еще рано, но качественные изменения видны уже сегодня. Во-первых, это скорость обработки информации и удобство работы с системой – уже сейчас одним нажатием кнопки можно получить отчет, на который раньше уходили часы. Во-вторых, мы значительно повысили структурную прозрачность наших филиалов. Если раньше каждый филиал представлял собой некий "черный ящик", в котором хорошо был известен только его руководитель, то сегодня это абсолютно прозрачная для руководства структура: нам известен буквально каждый сотрудник каждого филиала. Жестко расписаны штатное расписание и функциональные обязанности каждого сотрудника, причем они являются типовыми и управляющий филиал не имеет права их менять.
CNews: Столь масштабные проекты требуют существенных временных затрат. Остается ли у вас свободное время? Оказывают ли информационные технологии влияние на вашу личную жизнь?
Руслан Шатохин: Да, конечно. Я вообще программист по образованию, это естественная часть моей жизни. По другому себя уже и не мыслю. Я начинал когда-то с аналоговых ЭВМ, на которых я решал дифференциальные уравнения. А в плане применения ИТ в личной жизни – как любой нормальный человек, я пользуюсь интернетом, электронной почтой, другими "достижениями цивилизации". Что касается личной жизни – время на нее я нахожу, без этого все теряет смысл.
CNews: Остается ли у вас время на увлечения?
Руслан Шатохин: Почему нет. У меня вот три недели назад родился сын – это самое главное на сегодня увлечение. И хотя я люблю посмотреть хороший фильм, люблю заниматься спортом, на многое сейчас, к сожалению, времени нет.
Юлия Муромец / CNews
Короткая ссылка
