Поделиться
«Прогород» автоматизировал работу с документами на платформе Docsvision за три месяца
Ключевые направления деятельности ООО «Прогород» нацелены на развитие городской среды и улучшение качества жизни людей в регионах России. Реализация проектов включает в себя обработку большого количества видов документов, поэтому в процессе подготовки, согласования и подписания документов участвуют все подразделения организации и ее зависимые общества, а это более 200 сотрудников и более 40 юридических лиц. Ввиду того, что ООО «Прогород» создавалось с нуля, изначально в нем отсутствовали формализованные процессы и поддерживающие их информационные системы, и руководство приняло решение найти и адаптировать под «свои задачи» подходящую для этого BPM-платформу. Об этом CNews сообщили представители компании «Доксвижн».
В рамках конкурсной процедуры был определен подрядчик для выполнения работ по внедрению СЭД – системный интегратор «Интеграл» — партнер «Доксвижн», имеющий многолетний опыт ведения проектов. В качестве платформы для СЭД выбрана система Docsvision, функционал которой позволил максимально полно решить поставленные заказчиком задачи.
Специалисты «Интеграл» провели обследование процессов ключевых подразделений, собрали информацию по текущей организации процесса работы над основными видами документов в ООО «Прогород», проанализировали ее и предложили оптимальный вариант решения задач заказчика.
Команда проекта, включающая в себя представителей интегратора и представителей заказчика в лице подразделений «Документооборот» и «Информационные технологии», разработала с нуля процессы движения документов в компании и организовала работу на первом этапе с внутренними, входящими и исходящими документами за три месяца.
Результат от внедрения СЭД и итоги проекта: повышена эффективность работы с документами за счет консолидации информации об исполнении документа в одной карточке; выросла эффективность работы с хранилищем документов за счет оптимизации структуры самого хранилища и настройки возможностей использования максимального количества поисковых папок; сокращены риски несанкционированного доступа к документам, управление которыми теперь осуществляется через механизм управления безопасностью доступа в СЭД.
Первый этап внедрения системы электронного документооборота позволил уйти от необходимости проведения непрозрачных согласований документов в общих сетевых папках, исключил возможность «пропуска» обязательных согласующих, обеспечил хранение версий документов и возможность проведения их согласований в несколько циклов.
Топ-менеджмент, руководители подразделений, а также другие работники компании, ответственные за согласование документов, получили инструмент для быстрой, систематизированной и «прозрачной» работы с документами.
В рамках проекта эксперты интегратора реализовали около 20 уведомлений по различным событиям документов, в том числе об истечении сроков действия доверенностей, договоров, о регистрации документов и т. д. Кроме того, в процессе внедрения СЭД реализована интеграция с модулем «1С» заказчика по получению данных из ЕГРЮЛ для создания контрагентов в СЭД ООО «Прогород», что позволило избежать дублирования контрагентов в справочниках обеих информационных систем.
Проектная команда продолжает активную работу по развитию системы и формированию плана доработок, составляющих основу бэклога развития системы. В ближайшие месяцы проектная команда планирует реализовать несколько интеграционных задач в рамках автоматизации сквозных бизнес-процессов (расширение интеграции СЭД – «1С», интеграция с порталом «Почты России»), завершить разработку дорожной карты по импортозамещению системы управления базами данных СЭД, настроить автоматизированную отчетность по исполнению и согласованию документов и решить другие задачи в части автоматизации документооборота в компании.
«Нам требовалось навести порядок во внутренних процессах, на тех участках, где они отсутствовали, – разработать их, наладить прозрачную работу с документами, поэтому мы обратились к экспертам на рынке для подбора оптимального решения и реализации необходимой нам функциональности. С выбранным партнером мы формализовали процессы и настроили ИТ-систему под свои потребности. Работа велась очень интенсивно и продуктивно, с использованием принципов гибкой разработки. Перед нами стояла амбициозная задача – менее чем за три месяца внедрить, оттестировать систему и отдать в промышленную эксплуатацию, осуществив бесшовный переход процессов документооборота в компании в середине года. Мы настроили первоначальные процессы за пару месяцев и запустили систему в работу. Последующие полгода мы еженедельно обновляли систему, добавляли новую функциональность, о которой нас просили бизнес-пользователи, устраняли узкие места в процессах согласования документов. И мы продолжаем развивать систему в таком темпе благодаря команде партнера и архитектуре платформы Docsvision, которая позволяет идти итерациями и масштабировать систему постепенно», – сказал А. Никитин, ИТ-директор ООО «Прогород».
***
Docsvision – Low-Code платформа для управления процессами и данными крупного бизнеса и госкомпаний. Имеет сертификат ФСТЭК и включена в Единый реестр отечественного программного обеспечения. Входит в топ-5 BPM-систем (CNews, ноябрь 2020 г.). Продажи и внедрения платформы Docsvision осуществляются через сеть сертифицированных партнеров во всех регионах России - около 100 компаний.
ООО «Прогород» – компания в контуре государственной корпорации развития «ВЭБ.РФ», созданная в 2021 г. для реализации комплексных проектов освоения территории. Ключевые направления деятельности компании нацелены на развитие городской среды и улучшение качества жизни людей в регионах России. ООО «Прогород» – первый государственный мастер-девелопер федерального уровня, рассматривающий для реализации проекты во всех регионах страны.
Короткая ссылка
