Разделы

ПО Бизнес Цифровизация Импортонезависимость

Как переехать в отечественный виртуальный офис без форс-мажоров

Различные SaaS-решения  стали не просто привычными как для крупного, так и для малого бизнеса, а превратились в, своего рода, технологический стандарт. Эффективно развивать компанию без механизмов онлайн-офиса сегодня практически невозможно. Поэтому любые накладки в работе продукта становятся риском. Сегодня все больше компаний выбирают локальные решения. Это помогает обезопасить бизнес от потенциальных рисков. Но многих от «переезда» на альтернативные SaaS-платформы останавливает страх перед неопределенностью: получится ли пройти этот сложный этап без потерь и максимально быстро?

Не выходя из офиса

Яндекс 360 для бизнеса цифровая среда для эффективной совместной работы, включающая в себя целый ряд инструментов. Онлайн-редактор документов, видеовстречи и корпоративная почта с названием компании в качестве доменного имени лишь часть из них. Кроме того, сюда входят сервис корпоративного общения, планировщик встреч и облачное хранилище. Закрывает контур SaaS-платформы конструктор писем об акциях и новостях компании с сервисом оперативных заметок и списков задач, а также облачные бизнес-инструменты Трекер, Формы и Вики, ставшие с недавних пор частью Яндекс 360 для бизнеса.

Все инструменты интегрированы внутри SaaS-платформы. Поэтому сотрудники компании могут выполнять все задачи, не выходя из онлайн-офиса. Число кросс-сценариев если не равно числу всевозможных комбинаций, то точно закрывает потребности пользователей. Как бы то ни было, кросс-связность сокращает транзакционные издержки переключения между приложениями практически до нуля. В условиях растущей цифровой активности вопрос принципиальной важности.

Сотрудники компании могут выполнять все задачи, не выходя из онлайн-офиса

Недавно Яндекс 360 для бизнеса надстроил ещё один этаж своего онлайн-офиса облачные сервисы Трекер, Формы и Вики. Трекер позволяет разбивать проект на отдельные задачи и отслеживать выполнение каждой. Коммуникации по выполнению, контроль занятости и объединение задач по тематике или команде прилагаются как и инструменты аналитики и визуализации. За опросы, тесты, заявки и регистрацию, например, на мероприятия отвечают Формы. Можно создавать с нуля, а можно использовать готовые шаблоны. И наконец, Вики площадка под корпоративную базу знаний. За всеми внутрикорпоративными инструкциями и регламентами сюда.

Простота, предсказуемость, функциональность

Как и у любой SaaS-платформы, главное преимущество Яндекс 360 для бизнеса скорость и доступность. В случае собственных on-premise платформ нужно вкладываться в разработку корпоративного ИТ-решения. Как минимум требуются покупка оборудования и программного обеспечения, а также затраты на поддержку и сопровождение. Плюс обновление в рамках компании оно выливается в целый проект. В случае же SaaS-решения все это исключено. Клиент просто покупает подписку и получает доступ ко всем инструментам онлайн-офиса, а все остальное компания-разработчик берёт на себя. Безопасность, надёжность, функциональность зона его ответственности.

В комплекте со скоростью и доступностью идёт и предсказуемость расходов. Доступ к онлайн-офису приобретается по подписке никаких непредвиденных трат и неприятных сюрпризов здесь попросту быть не может. Вариантов подписки два. Либо компания покупает требуемое количество рабочих мест, либо получает доступ без соответствующего ограничения.

Вдобавок ко всему Яндекс 360 для бизнеса SaaS-платформа с дата-центрами на территории РФ. И это важное преимущество. Хранение данных и облачные решения должны отвечать требованиям российского законодательства, а продукты и инструменты потребностям российского бизнеса.

Универсальность в широком смысле ещё одно преимущество Яндекс 360 для бизнеса. Во-первых, пользовательские сценарии подходят разным аудиториям как небольшим компаниям, так и крупным корпорациям. Во-вторых, новые функции разрабатываются по мере надобности и становятся доступны сразу всем пользователям продукта. И, в-третьих, онлайн-офис обеспечивает равный доступ к сервисам всем сотрудникам вне зависимости от формата работы гибридного, удаленного или офисного.

Переезд в три шага

Для любой компании «переезд» с привычных SaaS-решений потенциальные риски и трудности. Проблема не только в банальной привычке, но и в том, что нарушаются отлаженные механизмы работы. Яндекс 360 для бизнеса смог сократить время переезда вплоть до нескольких часов . Все благодаря специальным инструментам миграторам, к которым прилагаются исчерпывающие и пошаговые инструкции.

Процедура последовательна и предполагает несколько шагов. Сначала следует выбрать тариф, зарегистрировать организацию на SaaS-платформе Яндекс 360 для бизнеса и создать доменное имя. Вторым шагом требуется добавить пользователей. Дальше подключаются те самые миграторы файлов и почты. Именно они обеспечивают перенос файловых архивов и почтовых сообщений на SaaS-платформу Яндекс 360 для бизнеса. Перенос писем с любого почтового сервера происходит по протоколу IMAP, но вариантов переезда тоже может быть несколько в зависимости от числа сотрудников. Если оно невелико, то перенос можно осуществить без участия сотрудников например, сбросив пароли на время выходных. Причём такой вариант возможен не только в случае облачного сервиса, но и on-premise решений. Другие варианты предусматривают участие пользователей и последующую смену паролей.

На время миграции возможна одновременная работа на старой платформе и новой от Яндекс 360 для бизнеса. Причем беспокоиться за почту и файлы не стоит. Новые письма система синхронизирует, а файлы актуализирует, сравнив версии по дате изменения. Единственное, ёмкость хранилища в Яндекс 360 для бизнеса не должна быть меньше объёма переносимых файлов. Завершающий аккорд выключение миграции и переключение MX-записи на mx.yandex.net. Почтовый трафик тогда начинает идти на сервера «Яндекса».

Если нужна помощь

Разным компаниям подходят разные подходы к миграции. Одни сразу готовы осуществить переезд на сервисы Яндекс 360 для бизнеса, другим требуется провести тестовую миграцию, а третьим подойдет использование сервисов в качестве резерва на тот или иной случай. В любом из вариантов сервисы доступны в полноценном и полнофункциональном виде. Поддержка в миграции как технологическая, так и организационная. Причем от рядового сотрудника до топ-менеджера.

Многие уже осуществили миграцию в считанные часы, воспользовавшись детальными инструкциями от сервиса. Другим же потребовалась помощь, которую всегда готовы оказать специалисты Яндекс 360 для бизнеса. Они убедительно объясняют сотрудникам задачи миграции и обучают основным подходам к работе с сервисами. Поэтому переезд со службой адаптации от Яндекс 360 для бизнеса становится комфортным и осознанным.

Реклама. ООО «Яндекс»

ika