Разделы

ПО Бизнес Интеграция Конференции

СЭД vs Greenpeace: кто спасет больше деревьев

Пандемия и переход на удаленную работу стали мощным стимулом для перехода компаний на электронный документооборот как во внутренней деятельности, так и при взаимоотношениях с партнерами. Для организации этого процесса существуют готовые решения. Кроме того, очень удобно использовать Low-code платформы, позволяющие быстро и с минимальными усилиями настраивать бизнес-процессы, уверены участники организованной CNews Conferences конференции «Электронный документооборот и управление контентом 2022».

Цифровизация кадрового документооборота

Переводом кадрового документооборота в электронный вид (КЭДО) в VK занялись в прошлом году, когда 70% сотрудников были отправлены на удаленную работу. В ноябре 2021 г. был принят 377-ФЗ, позволяющий вести почти весь кадровый документооборот в электронном виде, рассказал Довар Исаков, руководитель департамента инновационных HR-сервисов, VK HR Tek.

Схема работы

Источник: VK HR Tek, 2022

В компании посчитали, что оформление бумажных документов при приеме или увольнении сотрудника занимает 2,5 часа, а электронных — 41 мин. Кроме того, практически исчезают затраты на бумагу, печать и хранение документов и т.д. При разработке решения учитывалось, что сотрудникам удобно работать с документами с разных устройств: ПК, планшета, смартфона. Также была проработана процедура согласования электронных документов.

Были созданы личные кабинеты сотрудника, руководителя и HR-специалиста. Специалисты отдела кадров подписывают и отправляют документы, не выходя из привычного интерфейса «1С». Сотруднику приходит уведомление о получении документа. Авторизация в личном кабинете максимально упрощена для того, чтобы им могли пользоваться все, вне зависимости от уровня владения информационными технологиями. Для подписи документа сотрудником используется усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).

Благодаря КЭДО оформление сотрудника на работу происходит удаленно в течение часа после поступления предложения, все документы оформляются в электронном виде, также сотрудники могут удаленно получить необходимые справки.

Компании тратят огромные деньги на создание бумажных документов, говорит Дарья Верестникова, сооснователь сервиса Nopaper, коммерческий директор SafeTech. Для организации безбумажного обслуживания надо создать каналы для клиентов, обеспечить правильное и удобное средство подписания и доказательную базу, которая может потребоваться в случае возникновения споров, а также простая интеграционная инфраструктура.

Мобильный ЭДО

Классические системы ЭДО имеют ряд недостатков, препятствующих их массовому использованию: они довольно дорогие, к ним долго подключаться, надо лично приходить в удостоверяющий центр для получения электронной подписи. Некоторые компании пытаются использовать для подписания документов СМС, однако это небезопасно.

Объем несанкционированных операций при помощи СМС

Источник: SafeTech, 2022

Дарья Верестникова рассказала о решении Nopaper — это мобильный электронный документооборот с удаленным получением подписи. Ключ подписи рождается и хранится на мобильном устройстве. Nopaper доступен как в in-House-версии с настройкой любых бизнес-процессов, так и в формате SaaS с реферальной программой и API для интеграции с любой системой.

Low-code для создания приложений

Андрей Чепакин, коммерческий директор ELMA, предложил использовать для автоматизации документооборота Low-code решения. В стандартной монолитной системе электронного документооборота есть разные типы документов, канцелярия, маршруты и система хранения, и все это настраивается в ходе внедрения. Low-code предлагает совершенно другой подход: для каждого типа документов создается собственное приложение. Таким образом, в уже работающую систему можно вносить изменения, не прерывая ее работы.

Контур ЭДО

Источник: ELMA, 2022

В случае внедрения Low-code платформы требования формируются быстро в лайт–формате, подготовка прототипа занимает несколько дней, а обсуждение требований на прототипе облегчает понимание бизнеса и ИТ. Приложения создаются без кодирования, а значит снижаются требования к составу команды. При этом разработка приложений происходит в полном соответствии с agile-подходам к разработке — движение спринтами с детализацией требований «по месту». Готовые приложения могут быть легко экспортированы и импортированы.

Как ЭДО спасает деревья

Роман Юскаев, заместитель директора ИТ по разработке ПО транспортной компании «Байкал Сервис», считает, что за 4 года отказ от бумаги благодаря ЭДО позволил компании сохранить 844 дерева. Внедрение ЭДО началось в 2019 г. 85% клиентов компании использовали «Контур.Диадок», поэтому «Байкал Сервис» тоже пошел по этому пути. На сегодняшний день компания работает с более чем 80 тыс. контрагентов, среди которых в основном представители среднего и малого бизнеса.

По словам Романа Юскаева, «Байкал Сервис» периодически сталкивается с невозможностью передачи документов по вине оператора. «К этому надо быть готовым», — говорит он. Для решения этой проблемы в компании есть специально выделенный сотрудник. В планах на будущее — переход на ЭДО с отраслевыми документами.

Андрей Клопотовский, генеральный директор сервисного центра Fesco, рассказал о том, как проходила автоматизация внешнего документооборота в компании. В Fesco используется «1С: Электронный архив» и «1С: документооборот». Электронный архив интегрирован с внутренними системами и операторами ЭДО. Для внешних клиентов создан личный кабинет на сайте компании.

В личном кабинете можно выбрать вид перевозки и оформить договор на оказание услуг. После проверки документ подписывается электронной подписью. Также в личном кабинете можно получить документы: накладные, акты, счета-фактуры. Они могут предоставляться как в электронном формате, так и в виде скан-копий. Также в электронный архив поступает неформализованная переписка с клиентами.

За последнее время «Почта России» очень сильно изменилась. Елена Долматова, руководитель отдела документооборота «Почты России», рассказала о единой системе электронного документооборота (ЕСЭД). Решение создано на базе «1С» и к настоящему времени тиражировано на все подразделения организации. Только в аппарате управления ею пользуется около 1400 человек. В целом СЭД использует около 10 500 человек.

Полностью избавиться от бумажных документов «Почте России» пока не удалось. Однако в период удаленной работы удалось добиться успеха в переводе в электронный вид процесса регистрации писем. Еще в 2020 г. организация подключилась к системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). В 2021 г. началось внедрение автоматизированного процесса регистрации входящих структурированных писем, полученных по электронной почте. «Почта России» активно занимается повышением навыков работы пользователей ЕСЭД: памятки по работе в ЕСЭД, вебинары, видеокурсы, интерактивные обучающие программы и текст-курсы по работе в ЕСЭД.

Наталья Рудычева