Поделиться
Охватить юридически значимым ЭДО все документы пока невозможно
Крупные российские компании уже давно перешли на электронный документооборот. За ними постепенно подтягивается средний и малый бизнес — для него ЮЗЭДО становится необходимым инструментом работы с крупными заказчиками. Переход на ЭДО активно стимулирует государство, разрешая отказаться от «бумаги». А искусственный интеллект позволяет существенно упростить и ускорить работу с документами. Тем не менее, автоматизировать обработку всех видов документов пока невозможно, говорят участники организованной CNews Conferences конференции «Электронный документооборот 2026».
Российский рынок ЭДО
Рынок ИТ в России растет быстрее, чем экономика в целом — В 2025 г. он увеличился на 3%, а ВВП — на 1%. При этом темпы роста рынка СЭД в части ПО оцениваются в 20% в год. Вендоры строят экосистемы, расширяют спектр предлагаемых прикладных решений, внедряют искусственный интеллект, отмечает Михаил Перевозчиков, руководитель направления Directum компании TANAiS. По его мнению, важнейшим стимулом для развития рынка является ИИ, во многом потому, что государство всячески подталкивает бизнес и бюджетные организации к его внедрению.
Михаил Перевозчиков видит несколько направлений дальнейшего развития рынка СЭД. Первое — это появление новых сервисов: заказ-наряды, корпоративное управление, техника безопасности, управление проектами, конфиденциальное делопроизводство, афинное преобразование и конечно же ИИ. Второе — долговременное хранение электронных документов. Третье — проработка архитектуры решений, организационное обеспечение. И конечно же по-прежнему актуальной остается миграция на российское или неподсанкционное оборудование.
Сейчас доля ЮзЭДО в российских компаниях составляет около 65%, к 2029 г. она может увеличиться до 75%, говорит Владимир Поляков, руководитель проектов направления ЭДО и прослеживаемости «ДМ-Тех» (ГК «Детский Мир»). Причинами перехода на электронные документы являются их обязательность, например, в процессе маркировки и логистики, экономичность и эффективность.
Искусственный интеллект позволяет существенно упростить и ускорить работу с документами. Тем не менее, автоматизировать обработку всех видов документов пока невозможно, говорят участники организованной CNews Conferences конференции «Электронный документооборот 2026»
Виктория Бондарева, заместитель генерального директора НПФ «Будущее»: Модуль OCR распознает 19 видов документов и извлекает из них 23 атрибута
Михаил Перевозчиков, руководитель направления Directum компании TANAiS: Вендоры СЭД строят экосистемы, расширяют спектр предлагаемых прикладных решений, внедряют искусственный интеллект
Виталий Слободин, руководитель направления развития ЭДО «Росводоканала», модератор конференции: Процесс оформления МЧД через нотариуса, особенно при закрытых данных, требует корректировки на федеральном уровне. К сожалению, отдельные инициативы крупного бизнеса не находят поддержки регуляторов
Глеб Шестаков, руководитель направления СЭД Dinord: Сотрудники должны понять, что СЭД избавит из от рутины, обеспечит безопасность и прозрачность деятельности
Михаил Егоров, исполнительный директор «АйДи – Технологии управления»: В «Россетях» СЭД на базе Documino охватывает все ДЗО и автоматизирует работу более 80 000 пользователей в 82 регионах РФ
Федор Вербицкий, заместитель начальника Управления информационно-управляющих систем «Газпром газификация»: Смена платформа должна была дать возможность создать единую экосистему работы с документами
Оксана Грин, заместитель начальника Управления ДОУ «Газпром газификация»: Процесс импортозамещения СЭД начался с создания электронного архива на собственных серверах компании
Главные преимущества ЭДО — снижение затрат на бумагу, печать, доставку и архивирование, экономия времени на передачу и обработку документов, возможность интеграции с учетными системами и системами операторов ЭДО. Однако, есть и недостатки — необходимость вложений в ПО и обучение персонала, зависимость от ИТ- инфраструктуры и интернет-соединения, сложности при переводе контрагентов на ЭДО, риск кибератак и утечки данных и допзатраты на инфобез. Тем не менее, по словам Владимира Полякова, ЮзЭДО будет развиваться и дальше благодаря тесному сотрудничеству бизнеса, операторов ЭДО и государства.
Компания «АйДи – Технологии управления» начала разрабатывать собственную платформу Documino в 2016 г. Сейчас это полноценная ECM-платформа, автоматизирующая процессы управления документами. На ее основе реализованы система электронного документооборота «Documino.СЭДО», система юридически значимого электронного документооборота с контрагентами через оператора ЭДО «Контур Диадок» «Documino.ЮЗЭДО», система электронного архива «Documino.Архив» и система интеллектуальной обработки документов «Documino.Цифровая канцелярия».
«Documino.Цифровая канцелярия» – программный продукт на базе искусственного интеллекта, автоматизирующий процессы сканирования, регистрации и маршрутизации документов. Он в 5 раз повышает скорость первичной обработки входящих документов и на 40% сокращает трудозатраты регистраторов.
Михаил Егоров, исполнительный директор «АйДи – Технологии управления», рассказал, что более 70 подконтрольных обществ «РусГидро» работают в единой системе на базе Documino, расположенной в корпоративном ЦОД головной компании. В «Россетях» СЭД на базе Documino охватывает все ДЗО и автоматизирует работу более 80 000 пользователей в 82 регионах РФ.
От «бумаги» к «цифре»
Более трех лет назад 25 бизнес-процессов финансово-экономической дирекции и более 50 бизнес-процессов дирекции по персоналу «Росводоканала» были переведены на электронный документооборот. Виталий Слободин, руководитель направления развития ЭДО «Росводоканала», модератор конференции, рассказал о последних проектах в этой сфере. Первый касается перехода на машиночитаемую доверенность (МЧД). Компания искала возможность упростить процесс ее оформления через нотариуса. Это оказалось непросто.
Как выяснилось, стоимость оформления весьма значительна, нотариусу сложно разбираться со всеми нюансами оформления МЧД, а терминология юристов, нотариусов и функций в Операторе ЭДО и системе нотариата существенно отличается. Более того, системы нотариата, Оператора ЭДО и ЦПРР ФНС РФ не синхронизированы. Возникли и технические сложности с системой нотариата. «Процесс оформления МЧД через нотариуса, особенно при закрытых данных, требует корректировки на федеральном уровне. К сожалению, отдельные инициативы крупного бизнеса не находят поддержки регуляторов», — говорит Виталий Слободин.
Второй пример — переход на универсальный передаточный документ (УПД). В январе 2025 г. ФНС отменила рекомендованные формализованные форматы актов выполненных работ и ТОРГ-12. Однако вместо ожидаемого массового перехода на УПД в формате 970 приказа ФНС РФ и экономии на документообороте это привело к тому, что акты выполненных работ и ТОРГ-12 стали формироваться в любых форматах, а в формате 970 приказа стали массово появляться акты. Пользователи, получая документ, по структуре соответствующий УПД, не понимали причин визуализации в форме акта. То есть оптимизации документооборота и снижения накладных расходов не происходит.
Глеб Шестаков, руководитель направления СЭД Dinord, рассказал о сложностях, с которыми столкнулась его компания при переходе на новую СЭД. Кроме технических сложностей, таких как проблемы с интеграцией новой системы с ERP, пришлось преодолевать сопротивление сотрудников — они привыкли работать с «бумагой», боялись, что автоматизация приведет к сокращениям. Кроме того, для многих было непросто освоить новое ПО в силу низкого уровня цифровой грамотности.
Глеб Шестаков рекомендовал руководителям вдохновлять подчиненных собственным примером. Важно также создать обучающие интерактивные тренажеры, базы знаний с удобным поиском и организовать поддержку пользователей с помощью чат-ботов. Еще одно направление — психологическая адаптация сотрудников к новому режиму работы: они должны понять, что СЭД избавит из от рутины, обеспечит безопасность и прозрачность деятельности.
В «Газпром газификации» решили импортозаместить иностранную СЭД со сменой технологической платформы. «Смена платформа должна была дать возможность создать единую экосистему работы с документами», — говорит Федор Вербицкий, заместитель начальника Управления информационно-управляющих систем «Газпром газификация».
О ходе проекта рассказала Оксана Грин, заместитель начальника Управления ДОУ «Газпром газификация». Он начался с создания электронного архива на собственных серверах компании. Был организован единый систематизированный каталог всех документов, автоматизированы процессы архивного делопроизводства с разграничением прав доступа, реализована возможность формирования мета-дел, объединяющих документы различных дел по номенклатуре дел в рамках одного виртуального дела.
Затем были автоматизированы процессы «Делопроизводство» и «Договоры»: оптимизирован процесс работы с закупочной документацией, настроены автоматически вычисляемые маршруты работы с договорами, не требующие администрирования в случае изменения штатной структуры, оптимизирован процесс работы с замечаниями, создана единая динамическая электронная карточка договора, перенесено более 15 000 договоров из предыдущей системы.
По словам Федора Вербицкого, в планах развития СЭД — цифровая обработка текстов документов, управления совещаниями, реализация возможности конфиденциального делопроизводства, перенос консоли запросов УДОУ в СЭД, расширение состава заявок.
В любой экосистеме есть ключевая услуга и Legacy ИТ-системы, а также множество внутренних потребителей ЭДО как сервиса. Среда ЭДО в МТС включает в себя такие сервисы, как генерация документов, интеллектуальная обработка, подписание, ИИ-обработка, маршрутизация и архивное хранение. При этом иногда, если документов немного, их выгоднее обрабатывать вручную.
Если же все-таки принято решение об автоматизации работы с документами, надо обратить внимание на целый ряд параметров: каков формат документов; кто, как и чем их подписывает; какие ресурсы требуются на поддержку процесса; как будет выстроена приоритезация траффика; как будет проводиться автоматическая сверка и формироваться отчетность и каким образом организовать поддержку изменений, в том числе, взаимодействия с порталами Госзакупок или Поставщиков правительства Москвы.
«Цена» автоматизации последнего процента потребителей ЭДО крайне высокая и иногда есть смысл от этих проектов отказываться. «Прежде чем начать проект, просчитайте его эффективность и будьте готовы к тому, что не сможете охватить все 100% документов», — говорит Константин Архипов, ведущий скрам-мастер стрима «Среда ЭДО» МТС.
Илья Шатунов, ведущий менеджер развития ЭДО и SAP ГК «Мегаполис», рассказал о переходе на электронные перевозочные документы. Они необходимы при доставке собственным или наемным транспортом; приемке, перемещении и получении продукции; организации перевозки в качестве экспедитора. Он рассказал, какие сложности возникают при переходе к электронным транспортным накладным и электронным путевым листам.
Сергей Батурин, руководитель проектов развития ЭДО ecom.tech (ex. Samokat.tech), рассказал, какие EDI и ЭДО сервисы реализованы в «Самокате». Как и другие компании, «Самокат» столкнулся с сопротивлением сотрудников, не готовых менять устоявшиеся рабочие привычки. Кроме того, процесс перехода на EDI и ЭДО порождает ряд вопросов, связанных как с разграничением этих понятий, так и с понимание архитектуры самого обмена данными в рамках представленных сервисов. Еще одна проблема рынка ЭДО в ритейле связана с отсутствием стандартизации и устаревшими технологиями. Различные форматы данных, требования к составу документов и протоколам обмена создают «зоопарк» интеграций.
Для преодоления этих сложностей в «Самокате» решили пойти по пути внедрения сервисов в существующие внутренние бизнес-процессы, без видимых изменений для сотрудников, занимающихся закупками. Для поставщиков были разработаны подробные инструкции и организованы технические консультации на всех этапах внедрения. На сегодняшний день 99% поставщиков взаимодействуют с компанией через ЭДО и EDI. Время обработки заказов сократилось на 40%.
ИИ и цифровые документы
Виктория Бондарева, заместитель генерального директора НПФ «Будущее», поделилась опытом использования ИИ в процессе регистрации документов. В 2024 г. компания обрабатывала около 337 тыс. документов в год, из них 42% — вручную. После того, как процесс регистрации документов был подробно описан, стало понятно, что для его автоматизации потребуются модули OCR, ИИ и интеграция с СЭД.
Проект был реализован за год. В результате удалось автоматизировать восемь из 12 этапов регистрации. Модуль OCR распознает 19 видов документов и извлекает из них 23 атрибута. Экономический эффект составил 6,2 млн руб. в год. В планах — повышение текущего качества распознавания (дообучение), внедрение ИИ в процессы классификации обращений по тематикам и обработки сервисных заявлений (назначение пенсии), передача сканирования бумаги на аутсорсинг.
«Кейсов использования искусственного интеллекта в электронном документообороте не очень много, в основном, они касаются банков», — говорит Анна Богдашкина, руководитель по стратегическому развитию «Дом.рф Технологии». Ее компания решила с помощью ИИ упростить выдачу ипотеки и разработала для этого собственное решение.
Часть документов от клиента загружается с портала «Госуслуги», часть поступает непосредственно от клиента — они распознаются с помощью DOM.IDP, переводятся в машиночитаемый вид и загружаются в ПО банка. В качестве примера Анна Богдашкина привела распознавание паспорта и договора долевого участия. В результате скорость доведения клиента до сделки увеличилась на 31%. В планах — автоматическое распознавание финансовых документов, анализ юридических договоров, обработка накладных, товарных чеков, ТТН, ДДУ, актов приема-передачи, автоматизация работы HR-службы.
Как преодолеть сопротивление сотрудников
«Без реинжиниринга процессов СЭД не работает», — уверен Виктор Романенко, заместитель генерального директора по внутренним проектам и процессам ТД «Ренна». Он рассказал, как происходило внедрение электронного документооборота в его компании. В качестве платформы использовалось решение ELMA, его внедрение происходит поэтапно. «Мы передаем бизнесу те MVP, которые приносят реальную прибыль», — говорит Виктор Романенко.
По словам эксперта, его компания также столкнулась с сопротивлением со стороны сотрудников, и это нормально. Пришлось организовать демонстрации решения, вовлекать в процесс ключевых пользователей, подключать стейкхолдеров, собирать обратную связь и оперативно реагировать на пожелания. Также в «Ренна» был создан внутренний центр компетенций по СЭД, в который вошли владелец продукта, аналитики, low-code разработчики и DevOps.
Тему преодоления сопротивления сотрудников продолжил Александр Царенков, руководитель направления кадрового электронного документооборота «Европлан». Он рассказал, как в его компании внедрялся КЭДО. «Важно показать, что с КЭДО будет очень комфортно, просто и легко работать», — говорит он. А для этого надо провести информационную компанию, рассказать о системе простыми словами, найти амбассадоров процесса и обязательно спрашивать сотрудников о том, что они хотят.
«Европлан» удалось преодолеть все сложности. На сегодняшний день кадровым электронным документооборотом пользуется 99,7% сотрудников, в том числе 100% новых. Уровень удовлетворенности решением оценивается в 96,7%.
Юрий Силаев, старший преподаватель Факультета компьютерных наук НИУ ВШЭ, поделился опытом автоматизации процесса подписания договоров ГПХ. Процедура их подписания в организации длилась несколько месяцев по причине длинной цепочки согласований в СЭД. В НИУ ВШЭ внедрили процедуру автоматизированной проверки договоров ГПХ на платформе SmartMLOps.
Анна Богдашкина, руководитель по стратегическому развитию «Дом.рф Технологии»: Кейсов использования искусственного интеллекта в электронном документообороте не очень много, в основном, они касаются банков
Владимир Поляков, руководитель проектов направления ЭДО и прослеживаемости «ДМ-Тех»: Сейчас доля ЮзЭДО в российских компаниях составляет около 65%, к 2029 г. она может увеличиться до 75%
Виктор Романенко, заместитель генерального директора по внутренним проектам и процессам ТД «Ренна»: Без реинжиниринга процессов СЭД не работает
Александр Царенков, руководитель направления кадрового электронного документооборота «Европлан»: Важно показать, что с КЭДО будет очень комфортно, просто и легко работать
Константин Архипов, ведущий скрам-мастер стрима «Среда ЭДО» МТС: Прежде чем начать проект, просчитайте его эффективность и будьте готовы к тому, что не сможете охватить все 100% документов
Илья Шатунов, ведущий менеджер развития ЭДО и SAP ГК «Мегаполис»: Какие сложности возникают при переходе к электронным транспортным накладным и электронным путевым листам?
Сергей Батурин, руководитель проектов развития ЭДО ecom.tech (ex. Samokat.tech): На сегодняшний день 99% поставщиков взаимодействуют с компанией через ЭДО и EDI
Юрий Силаев, старший преподаватель Факультета компьютерных наук НИУ ВШЭ: Благодаря ИИ среднее время первичной проверки договоров уменьшилось на 40%, а доля возвратов на поздних этапах сократилась на 70%
Теперь ИИ-модуль проверяет согласованность дат, трудозатрат, стоимости и объема работ; отсутствие заглушек вместо значений; корректность порядка расчетов в соответствии с видами договора; наличие взаимоисключающих сведений и данных; дублей по исполнителю, предмету, периоду и сумме. Кроме того, в автоматическом режиме осуществляется поиск договоров на близкие работы в один и тот же период; выявляются пересечения сроков по одному исполнителю, подозрительно дробящиеся договоры. Еще одна функция — проверка содержания ТЗ на предмет измеримости результата через критерии, объем, сроки, артефакты; наличие слишком общих формулировок без проверяемого результата, расплывчатых обязанностей вместо конечного результата, формулировок, которые затрудняют приемку. В результате среднее время первичной проверки договоров уменьшилось на 40%, а доля возвратов на поздних этапах сократилась на 70%.
Короткая ссылка
