Спецпроекты

Директор по учету и финконтролю «Газпром нефти»: Контрольная среда должна быть максимально независимой от человека

2477
Интеграция

«Газпромнефть Бизнес-сервис» – объединенный центр обслуживания, который оказывает услуги в области финансового учета, казначейства и кадрового администрирования дочерним обществам группы компаний «Газпром нефть». Процессы компании «Газпром нефть» со временем переходят в цифровой формат, в компании успешно тестируют и внедряют такие технологии как искусственный интеллект, роботизация, предиктивный анализ. Как новые цифровые технологии помогают решать задачи функции финансового учета и контроля, в интервью CNews рассказала Ольга Макрецкая, глава дирекции учета и финансового контроля «Газпром нефти», генеральный директор «Газпромнефть Бизнес-сервис».

«Роботы должны выполнять задачи, к которым люди даже не подступались»

CNews: Как ИТ способствуют решению задач, которые стоят перед вашей функцией?

Ольга Макрецкая: Стратегия развития функции учета финансового контроля и финансовой отчетности, которая сформирована в нашей компании, предполагает ряд ключевых целевых показателей. Среди них – формирование финансовой отчетности на первый рабочий день после завершения отчетного месяца, то есть практически переход на онлайн-режим ведения бухгалтерского учета. Соответственно, мы планируем выйти на подписание аудиторского заключения в момент подписания нами отчетности, то есть аудиторы будут работать с нами в режиме онлайн. Другая важная задача – интеграция в течение одного месяца любого нового актива, приобретенного компанией, в нашу «систему» – с переводом функции бухгалтерского учета в «Газпромнефть Бизнес-сервис» и внедрением шаблонных ИТ-решений «Газпром нефти». Достижение этих целей невозможно без максимально глубокой автоматизации наших процессов.

CNews: А какие сейчас показатели по этим пунктам?

Ольга Макрецкая: Актуальный срок формирования отчетности – четвертый-пятый рабочий день. Если говорить о «Газпромнефть Бизнес-сервисе», дочерней компании, которая ведет бухгалтерский учет всей группы компаний «Газпром нефть», то там действует система сбалансированных показателей, один из которых – скорость отражения операций. Положительная динамика наблюдается в части налогового учета, где у нас одна из лучших статистик по налоговым доначислениям – они минимальны.

Что касается внедрения шаблонных ИТ-решений, могу привести пример внедрения SAP ERP для «Мегионнефтегаза», который прошел этот путь в конце 2017 года. Это огромный актив, а мы внедрили там наш шаблон за три месяца.

CNews: Аудит в компании тоже автоматизируется?

Ольга Макрецкая: Мы далеко продвинулись в этом вопросе. Сейчас мы в большом объеме операций перешли на автоматизированный аудит.

Роботы действительно хороши в той работе, которую, на самом деле, никто никогда не делал, именно здесь можно получить большие эффекты. К примеру, теоретически аудитор должен проверять все операции, но на практике это невероятно трудоемкий и дорогостоящий процесс. А с помощью роботов можно проверить действительно все. Уровень достоверности такого процесса для аудиторов гораздо выше, чем при дорогостоящей человеческой обработке данных. Достать из колоды правильную карту гораздо сложнее, чем просмотреть всю колоду целиком и «быстренько» найти нужную с помощью робота.

«Аналоговый хаос требует трансформации»

CNews: На глобальном уровне достижение поставленных целей требует серьезной цифровой трансформации?

Ольга Макрецкая: Да. Во-первых, нужна максимально глубокая автоматизация процессов, в том числе автоматизация контрольных процедур. Контрольная среда должна быть максимально независимой от человека. Во-вторых, необходима трансформация: перед тем, как цифровизовать процессы, их необходимо изменить. Иногда можно услышать: «Вот вы занимаетесь автоматизацией, а мы сразу займемся цифровизацией». Но если у вас сейчас аналоговый хаос, то потом он просто станет цифровым хаосом.

20170728imh83661.jpg
Ольга Макрецкая: Роботы хороши в той работе, которую никто никогда не делал, именно здесь можно получить большие эффекты

CNews: Можете привести конкретные примеры отдельных процессов, которые прошли этот путь? Какой эффект вы получили?

Ольга Макрецкая: Например, проект «САПФИР 2.0», суть которого состояла в развитии шаблона SAP ERP. Речь идет не только о финансовой части, но и о смежных процессах. У этого проекта очень хорошие KPI с точки зрения эффективности учетных процессов и повышения производительности труда. Проект был направлен на повышение автоматизации процессов за счет их унификации. У разных дочерних обществ был свой подход к ведению учета; унифицировав его для всех, мы смогли существенно повысить производительность

Есть и другие примеры. На 2019 год у нас запланирован очень большой проект по трансформации функции формирования финансовой отчетности по МСФО, который затронет практически всю компанию. Мы будем прорабатывать совместно с бизнесом основные изменения как в стандартах МСФО, так и в операциях группы еще на этапе бизнес-планирования с целью формирования единой позиции и влияния данных изменений на результаты Группы. В итоге у нас появится «Практика применения» по формированию корпоративной отчетности Группы, написанный не на языке бухгалтера, а на языке бизнеса.

CNews: Какие сложности возникают у вас на пути трансформации и как они преодолеваются? Есть ли какое-то внутреннее сопротивление в организации?

Ольга Макрецкая: Сложности есть у всех, и я больше чем уверена, что они у всех одни и те же. Преодолеть их можно только одним путем – работать, не тратя времени на ожидание. Это постоянный кропотливый труд над повышением эффективности процессов. Какой бы мегатяжелый проект вы ни пытались реализовать, никогда нельзя останавливаться. Ты либо движешься вперед, либо регрессируешь.

Что касается внутреннего сопротивления, то тут важно понимать, что любой проект сопряжен с изменениями и на «ура» проходят изменения только одного характера – повышение заработной платы. Любой другой проект всегда вызывает одинаковую реакцию – нежелание меняться. С течением времени это проходит, потому что меняется уровень зрелости и менеджмента, и сотрудников. Были времена, когда руководители компании редко что-то изучали самостоятельно, смотрели показатели в SAP ERP, или вообще были не готовы к внедрению SAP на своих процессах, потому что в ней не мог работать персонал. Сейчас, естественно, все изменилось: руководители хотят сами иметь доступ к достоверной информации, да и боязнь программного продукта ушла в прошлое. Но если давать советы в части преодоления сопротивления бизнес-руководителей, то можно предложить вовлекать их в ваши команды и максимально информировать.

«Внедрение электронного документооборота – реальный пример трансформации»

CNews: Вы упомянули МСФО. Какие технологии будут применяться в реализации этого проекта?

Ольга Макрецкая: Это глобальный проект, одним из элементов которого будет прогнозное закрытие. Подразумевается применение предиктивных технологий, которые позволят прогнозировать отчетность по МСФО не после завершения отчетного периода, а еще до его начала. С помощью предиктивных технологий можно будет создать модель, которая с течением времени будет становиться «умнее», и сможет предсказывать определенные внешние показатели. Соответственно, будет видна и модель финансовой отчетности. Возможно, попробуем составлять прогнозные отчеты на месяц вперед. Такие проекты очень позитивно воспринимаются рынком. Когда мы публикуем отчетность, мы поясняем инвесторам, какое было ожидание, и что получилось по факту, комментируем причины: как мы сработали, сыграли ли какие-то внешние факторы, которые было невозможно спрогнозировать.

Помимо внутренних преимуществ, проект позволит улучшить взаимодействие с аудиторами и повысить скорость и качество проведения аудита.

CNews: Какие еще проекты вы бы назвали ключевыми из тех, что уже реализуются или запланированы на ближайшую перспективу?

Ольга Макрецкая: В 2019 году их будет немало. В первую очередь, это переход на электронный документооборот с внешними контрагентами и юридическими лицами внутри компании. Отдельное направление - внутренний документооборот: командировочные расходы, складские движения и так далее. На самом деле, внутри компании формируются просто вагоны бумажных документов и тут тоже надо переходить на цифровой формат взаимодействия. Проект безбумажного документооборота с налоговыми органами мы уже реализовали, практически на сто процентов отказавшись от бумаги.

Внедрение электронного документооборота – это как раз реальный кейс цифровой трансформации. Это меняет бизнес и его процессы. Экономическую выгоду от этого легко посчитать. Также можно подсчитать, сколько мы сэкономили оборотного капитала на том, что не надо ждать, пока дойдут бумажные документы, что оплата будет проходить быстрее, быстрее будет возмещаться НДС.

CNews: А есть какие-то законодательные ограничения для внедрения электронного документооборота?

Ольга Макрецкая: Были ограничения, связанные с недостаточностью регламентирующих документов со стороны государства. На сегодняшний момент вся законодательная база уже есть и, в принципе, у нас есть понимание и даже конкретные пилоты по отказу от бумаги. Этот год мы посвятим самому широкому распространению проекта.

CNews: У вас есть еще и небольшие проекты с применением когнитивных технологий?

Ольга Макрецкая: Они пока еще в виде НИОКР. Это виртуальные помощники в части финансового контроля, которые прогнозируют изменение дебиторской задолженности, помогают оценивать контрагентов. Конечно, самый простой вариант – реализовывать нефтепродукты только со стопроцентной предоплатой. Но так и рынок можно потерять. Поэтому мы попробовали создать прогнозную модель, и, в принципе, она уже себя неплохо зарекомендовала.

Будем масштабировать эту модель на более широкий круг процессов.

CNews: А на каких данных работает эта модель?

Ольга Макрецкая: У нас есть достаточно большой объем данных по всем контрагентам. Первоначально модель начинает работу с ними, затем анализирует все доступные источники в интернете: это и финансовые отчетности, и сайт арбитражного суда, и многое другое. После этого делается прогноз возможности дефолта юридического лица, либо прогноз размера дебиторской задолженности, которую контрагент в состоянии выдержать, чтобы не было просрочки платежей. Необходимо управлять рисками, а не реагировать на то, что уже произошло.

Каждый квартал, месяц или даже год оценивать заново всех контрагентов вручную сложно и дорого, а с помощью роботизированных технологий это вполне можно делать без ограничений. Это еще одно подтверждение того, что в определенных процессах роботизация очень эффективна и ее можно и нужно применять не потому, что это тренд, а потому, что это экономически выгодно.

CNews: Какие еще процессы уже роботизированы?

Ольга Макрецкая: Помимо того, о чем я уже говорила, мы роботизировали формирование и рассылку актов сверки с контрагентами. Это очень трудоемкий процесс. Я думаю, что на этом мы не остановимся, но полной роботизации всех наших процессов не произойдет, в этом нет никакого смысла.

CNews: Когда говорят о замене людей роботами, то в первую очередь упоминают как раз сотрудников из сферы учета.

Ольга Макрецкая: Я своим сотрудникам всегда говорю: не беспокойтесь, все будет в порядке. Пока государства будут существовать так, как это сейчас устроено, будут и налоговая и финансовая отчетность, и инвесторы, и акции, и так далее. В этой конструкции всегда будет нужна информация, всегда будут электронные или бумажные документы. И пока есть эта сутевая составляющая профессии, она не может умереть.

Есть такое понятие – «Цифровое ОЦО», у всех есть какие-то элементы, но полностью к этому еще никто не пришел. Мы в этом направлении движемся – для того, чтобы снизить себестоимость учета при одновременном повышении достоверности, оперативности информации за счет применения новых технологий. На наш взгляд, изменение парадигмы, о котором мы говорим, произойдет за счет трансформации управления всеми элементами компании.

CNews: Сейчас активно обсуждается тема полной трансформации налогового учета, когда контрольные органы будут сами собирать первичную информацию и строить отчеты. Как вы думаете, это возможно в 5–10-летней перспективе?

Ольга Макрецкая: Мир очень быстро меняется, в лучшем случае мы можем с вами прогнозировать, что будет через 5 лет – и то есть риск не угадать.

В том, что касается налоговой сферы, я верю в развитие взаимоотношений с регуляторами в онлайн-режиме. В России значительные средства вкладываются в автоматизацию государственных органов, в том числе – налоговой службы. Мы – одни из пионеров в мировом масштабе. Все любят приводить в пример Германию, а ведь немцы от нас уже очень сильно отстают. К примеру, использование онлайн-касс, благодаря которым налоговая в режиме онлайн «видит» операции, проходящие за наличный расчет. Применительно к вопросу реализации нефтепродуктов, российские налоговые службы уже после перехода на онлайн-кассы имеют доступ к детальной информации по проводимым операциям.

Нам очень удобно, что мы в онлайн-режиме принимаем с налоговой службой решения относительно интерпретации операций и порядка налогообложения. Проверки спустя два года уже ушли в прошлое, ведь невозможно держать в памяти все операции.

К слову, мы первыми среди нефтяных компаний перешли на налоговый мониторинг. Он касается межрегиональных инспекций по крупнейшим налогоплательщикам. В ближайшее время мы планируем перейти на электронное взаимодействие по средством витрины данных. Конечно, мы должны четко понимать, что и как они будут анализировать. Налоговые службы привыкли работать с большим объемом бумажных документов в целях поиска необходимой информации. А теперь необходимо будет глубоко погрузиться в систему внутреннего контроля, проанализировать все отчеты, а затем уже проводить анализ конкретных операции.

Мы, конечно, будем взаимодействовать с налоговой службой по данным вопросам, принимать совместные решения, ведь трансформация происходит везде. Результаты уже есть – мы усовершенствовали свою систему внутреннего контроля в целом во всей группе компаний «Газпром нефть»

CNews: Но вы верите, что наступит момент, когда вам нужно будет отправлять гораздо меньше отчетов в контролирующие органы?

Ольга Макрецкая: Надеюсь, что уйдет в прошлое практика предоставления скан-копий бумажных документов по запросу и мы перейдем на просмотр данных в онлайн-режиме. Я думаю, что это возможно уже сегодня.

CNews: Какими силами решаются все задачи, о которых мы говорили?

Ольга Макрецкая: Реализация всех наших инициатив была бы невозможна без участия сотрудников наших профильных структурных подразделений, департамента информационных технологий и дочерних предприятий компании – «ИТСК» и «Газпромнефть Бизнес-сервис».

Стратегия месяца

Как Пулково превращают в цифровой аэропорт

Леонид Сергеев

генеральный директор аэропорта Пулково

Вгляд месяца

Уже сегодня можно перейти на онлайн-контроль бизнеса госорганами

Ольга Макрецкая

директор по учету и финконтролю «Газпром нефти»