Статья

OpenText объявил о поглощении бренда Documentum. Что это значит для российского рынка ЕСМ?

Бизнес Интеграция
мобильная версия

Компания OpenText поглощает бренд Documentum. Этот фактор наряду с заметным ростом ее доли на российском рынке существенным образом меняет расстановку сил на рынке ЕСМ, а заодно вызывает массу вопросов у пользователей: какие задачи решает продукция OpenText, каковы ее возможности и преимущества, и как можно будет перейти на нее с Documentum.

Эта статья открывает цикл публикаций, в котором мы рассмотрим возможности основных продуктов компании OpenText, предназначенных для обработки бизнес-контента и корпоративной информации в целом. Кроме того, мы предполагаем гибкое изменение тематики публикаций на основании поступающей от читателей обратной связи.

Естественно, в первую очередь возникает вопрос о мощности, производительности, масштабируемости решений OpenText, насколько они применимы в интересах крупных компаний. В первой статье мы рассматриваем особенности документооборота в крупном бизнесе и применимости OpenText для его автоматизации.

Имеет ли размер значение?

Потребность в автоматизации документооборота испытывают все организации вне зависимости от их размера и рода деятельности. И вроде бы интуитивно понятно, что чем бизнес крупнее, тем надежнее, производительнее, функциональнее и гибче должна быть система документооборота, тем лучше должна быть интеграция с ERP и другими производственными системами. Однако по-прежнему не для всех очевидно, в чем и насколько корпоративные ECM-платформы отличаются от решений для массового сегмента, и почему нельзя использовать что-то простое, знакомое и дешевое для внедрений в сегменте Enterprise.

Первое, с чем приходится сталкиваться при таких внедрениях, – это масштабы. Вопрос о масштабировании встает перед всеми информационными системами при переходе на уровень Enterprise, однако решается он по-разному. Для электронной почты и аналогичных, например, офисных приложений можно говорить о масштабировании в терминах лишь производительности и надежности – ведь функционально электронная почта, что на сто человек, что на сто тысяч выглядит одинаково. Поэтому публичные сервисы, такие как Google, Amazon или Facebook обслуживают вообще миллиарды пользователей, предоставляя им равные возможности – и все довольны.

В чем разница?

Давайте попробуем в простой, табличной форме проанализировать основные особенности, которые отличают крупные предприятия от мелких, и которые наиболее явно влияют на особенности применения ECM в компании.

Из сказанного понятен интерес больших компаний к промышленным решениям для документооборота – только они и способны обеспечить эффективное решение крупномасштабных задач. А после того, как интерес проявлен, и потребность осознана, следующим шагом возникает естественная потребность найти надежного поставщика.

Что нам пытается сказать Gartner?

Итак, почему же до сих пор не появилась устраивающая всех одна-единственная система документооборота? Во-первых, потому, что слишком велики отличия в части типичности выполняемых операций. Во-вторых, и это самое главное, потому что с ростом размера организации растет не только количество рабочих мест. В крупных компаниях также увеличивается сложность корпоративных бизнес-процессов, которые не поддаются унификации.

Кроме того, мы знаем, что в крупных компаниях невысока стабильность организационной структуры – изменения происходят постоянно. Все крупные предприятия имеют собственную культуру и особенности организации бизнеса, сформировавшиеся за многие десятилетия их развития и роста. Именно поэтому нельзя «натянуть» на корпорацию решения, отлично зарекомендовавшие себя в малом и среднем бизнесе просто путем закупки огромного количества лицензий, наращивания мощности серверов и баз данных.

Тем не менее, мы видим по рынку, что даже российские «голубые фишки» покупают вполне обычные СЭД и сообщают об успешных внедрениях. В этом нет противоречия с вышесказанным – чаще всего в таких случаях речь идет об автоматизации нескольких десятков, максимум сотен рабочих мест в центральном аппарате. Проекты внедрения СЭД обычно носят локальный характер, заточены под единственную задачу – автоматизацию ОРД, и не оказывают трансформирующего влияния на бизнес. Как правило, восторженные реляции публикуются немедленно после завершения внедрения в пилотной группе.

Отрезвление неизбежно наступает, но немного позже. Например, когда для обеспечения производительности решения приходится организовывать несколько инсталляций СЭД, а потом тратить время администраторов и разработчиков на реализацию их интеграции между собой и с корпоративными учетными и другими системами, а также на репликацию между ними данных, учетных записей, бизнес-правил, процессов, и т.д. Такая работа пожирает весь эффект, полученный от экономии на лицензиях, и становится тормозом для реализации новых решений, внедрения новых передовых технологий, не говоря уж о таких простых вещах, как развитие и рост квалификации персонала. Понятно, что в этом случае ни о какой трансформации бизнеса и речи идти не может.

Поэтому, когда крупные заказчики задумываются о повышении эффективности бизнеса, они всегда серьезно анализируют весь имеющийся мировой и российский опыт – успешный и не очень. Поэтому они неизбежно обращаются к ECM-вендорам из лидерского сегмента Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management.

Критичные изменения в Gartner Magic Quadrant for ECM

Источник: Gartner, 2015, 2016

Надо сказать, что его «населенность» за последний год изрядно снизилась: одни участники вовсе сошли с дистанции, другие переместились на менее престижные позиции, а после недавнего объявления о приобретении компанией OpenText бывшего подразделения EMC Enterprise Content Division, включая Documentum, InfoArchive и Leap, в правом верхнем секторе остались всего трое игроков: IBM, Hyland и OpenText. С учетом того, что компания Hyland в России не представлена, для отечественных заказчиков выбор сводится, фактически, к рассмотрению двух вариантов весьма достойных систем, имеющих многочисленные подтвержденные внедрения в сегменте крупного и глобального бизнеса.

Движет заказчиками отнюдь не снобизм и не желание сорить деньгами – ибо продукты-лидеры совсем недешевы. Дело в том, что на уровне Enterprise уже не покупают отдельные технологии или приложения – здесь покупают бизнес-решения. В этом контексте ECM-система должна быть частью чего-то большего, просто автоматизация документооборота не может дать заметного экономического эффекта. Поэтому Forrester Research выделяет два основных варианта использования ECM, условно назовем их «традиционный» и «перспективный».

Два варианта использования ЕСМ

Источник: Forrester Research

Традиционный путь шире распространен и более близок нашему пониманию внедрения ОРД. Он происходит из потребностей в документационном обеспечении административной работы и внутренних процессов коллективной работы с информацией.

Второй путь, перспективный и наиболее важный для бизнеса, ориентирован на обработку транзакционного контента, которой возникает в процессе реализации основной производственной функции компании, включая взаимодействие с клиентами и поставщиками, контролирующими органами, разработку продукта, управление качеством, маркетинговыми материалами, технической документацией, и т. д. И, наверное, вам не захочется иметь в хозяйстве две разных ECM-платформы для реализации обоих сценариев. Логичнее и удобнее, когда платформа одна.

 

Интеграция с ERP: важна зрелость

Принципиально важно, что OpenText, прекрасно решая традиционные задачи ECM из первого сценария, ориентируется главным образом на второй сценарий работы. Поэтому интеграция с корпоративной учетной системой является не маленькой красивой дополнительной возможностью, но принципиально важной встроенной функцией продукции OpenText.

Запрос на связку ERP-ECM возник давно, поскольку это удовлетворило бы две важнейшие потребности бизнес-пользователей. 

Связка ERP и ЕСМ: доступ к контенту и инструментам работы с ним

Первая потребность – прямой доступ к контенту. Пользователь ERP должен иметь прямой, оперативный доступ к неструктурированной информации в контексте конкретной транзакции или бизнес-объекта, причем так, чтобы не перегружать свою работу лишними операциями, выбором, навигацией по меню, и при этом не потерять в производительности. То есть финансовый директор должен иметь возможность быстро посмотреть любой договор или счет непосредственно из ERP, а не искать его в другой системе через по-другому устроенный интерфейс.

Вторая – специализация инструментария работы с контентом. Жизненно необходимо в целях обеспечения наивысших показателей производительности, безопасности и технологичности, вынести из ERP процессы работы с документами. Как правило, в эти процессы вовлечено множество сотрудников, не имеющих отношения непосредственно к операционной деятельности.

Действительно, трудно вообразить юристов и безопасников, работающих в SAP GUI – им, да и многим другим участникам бизнес-процесса, гораздо проще согласовывать договора или заявки в более привычной среде ECM. Иными словами, в профессиональном сообществе интеграция ECM с ERP понимается намного шире, чем просто репликация данных из инфозаписи и справочников SAP ERP в регистрационную карточку документа.

Пожалуй, основной причиной взлета популярности OpenText у крупных заказчиков стала впервые реализованная функционально исчерпывающая интеграция ECM-системы с SAP ERP. Общепризнанно, что компания SAP является безусловным лидером рынка ERP, занимая в разных регионах долю от 25 до 50%, а среди компаний из списка Fortune 500 пользователей SAP около 80%. Уровень интеграции таков, что, фактически, ECM-система OpenText не просто интегрирована в SAP ERP – она в такой степени встроена в рабочее место SAP ERP, что пользователь не замечает переходов из одной системы в другую, работая в полностью единой информационной и технологической среде.

Кто покупает решения OpenText

Источник: OpenText

Традиционным методом интеграции с SAP всех ECM-систем, в том числе и ведущих, включая IBM FileNet, является использование протокола ArchiveLink. Это подразумевает, что ECM есть конечный пункт назначения, место «вечного упокоения» документов, уже отыгравших свою активную роль на тернистом пути исполнения бизнес-процессов. Такой подход хорошо работает только для неизменяемых, например, финансовых первичных документов. Эта задача архивации документов была в высшей степени востребована на предыдущем этапе развития ECM, когда эти системы только пытались нащупать наилучшие сценарии интеграции с SAP ERP.

Нисколько не отрицая важности архивации, следует отметить, что не менее, если не гораздо более, с точки зрения поставленных выше вопросов относительно роли контента в бизнесе крупных компаний, важна и работа с активными документами ERP при помощи ECM. Поэтому OpenText разработала механизм взаимодействия с SAP посредством DocuLink, который позволяет связать любой контент с бизнес-процессами непосредственно в SAP ERP и предоставить пользователям рабочие пространства для управления этим контентом.

Такой подход позволяет пользователям работать в наиболее простом и понятном для них режиме досье, которое объединяет неструктурированную информацию (документы) и структурированные данные SAP ERP через механизм ссылок на соответствующие транзакции учетной системы. В результате пользователь имеет возможность увидеть свои документы, сгруппированные относительно интересующего его объекта в любом приложении SAP. Так, это может быть досье продукта, находящегося в разработке, что позволяет сократить время его вывода на рынок, или досье клиента, что позволяет обеспечить качественную поддержку, или, скажем, досье буровой вышки или другого объекта корпоративной технической инфраструктуры, что позволит эффективно осуществлять его обслуживание, профилактику и ремонты. Работа с досье наилучшим образом иллюстрирует фундаментальную парадигму всего программного обеспечения OpenText – «предоставление контента в бизнес-контексте работы с ним».

Хаос можно укротить

 

Опыт российских партнеров SAP и OpenText, в частности, компании TerraLink, показывает, что работа с контейнерами документов типа досье (имеются и другие похожие возможности) наилучшим образом воспринимается пользователями, сокращая время на их адаптацию к новой системе, способствует повышению производительности их работы, исключая ошибки, сокращая время на поиск информации. Действительно, зачем искать то, что всегда под рукой?

Удобно и то, что права доступа к контенту могут определяться на основании данных SAP. Это упрощает организационное масштабирование решения, когда в бизнес-процесс вовлекается более широкий круг пользователей, не все из которых работают в ERP. Такая возможность может быть более чем ценной, например, если вы пожелаете включить в свои процессы внешних участников – контрагентов.

 

Экосистема: один в поле не воин

Согласно отчету Gartner, «к 2018 году более 20% продаж решений по управлению корпоративным контентом будут нацелены на межкорпоративный «экосистемный» контент». Иначе говоря, корпорации станут внедрять ECM не исключительно для внутренних нужд, а для обеспечения жизнедеятельности своей экосистемы – партнеров, клиентов, пользователей. Логика здесь проста: движение бумажек, даже электронных, внутри одной компании не создает добавленной стоимости. Экономический эффект возникает только при взаимодействии хозяйствующих субъектов, и, если реализовать эти процессы на единой платформе документационного обеспечения, то они пойдут быстрее.

 

Тренд на создание экосистем уже проникает и в Россию

Примечательно, что тренд на развитие экосистем уже пришел в Россию. В ноябре этого года Наблюдательный совет Сбербанка одобрил трансформацию кредитной организации в «финансовую экосистему» к концу 2018 года, о чем сообщил журналистам глава банка Герман Греф. Под экосистемой Сбербанк имеет в виду сеть организаций, создающихся вокруг единой технологической платформы и пользующихся ее услугами для формирования предложений клиентам и доступа к ним. Предполагается, что проект будет оказывать услуги потребителям и бизнесу в самых разных областях. По расчетам банка, к 2025 году объем экономики такой экосистемы может составить 65 трлн руб

Пока некоторые только собираются оседлать новый тренд, OpenText уже предлагает целую линейку продуктов под общим брендом Extended ECM Platform, включая решения для органов государственного управления, для управления процессами, для интеграции с популярными ERP и CRM-системами. У крупного бизнеса обычно не возникает проблем с партнерами при переходе на «цифру» – так, например, торговые сети федерального уровня вводят в обиход электронные счета-фактуры, фактически в приказном порядке, и мелкие поставщики не могут их ослушаться. А вот потребителей так не заставишь, их приходится вовлекать, что значительно труднее. Но для этого есть пакет OpenText Experience Suite, который решает задачи управления маркетингом, многоканальными коммуникациями, и т.д. Естественно, весь контент под управлением единых ECM-сервисов и доступен из других сред – даже из внутренней системы документооборота, если это необходимо.

 

Вперед, к победе цифровой трансформации!

Говоря о наступлении цифровой эры, аналитики сходятся во мнении, что информация становится ценнейшим активом – каким была нефть в индустриальную эпоху. Развивать современный бизнес традиционными средствами невозможно, тут требуются кардинально иные подходы к информационному обеспечению всей корпоративной цепочки добавленных стоимостей – от разработки продукта и управления качеством до послепродажной поддержки и обслуживания клиентов. Современный бизнес в высшей степени позитивно реагирует на такие подходы, полностью поддерживая идеологию «цифровизации», «цифрового прорыва», и как бы их теперь не называли, суть у которых одна: меньше бумаги, меньше тормозов, больше цифры, аналитики и оперативности!

 

Цифровая трансформация перекраивает рынки

Источник: OpenText

 

Поэтому такую важность приобретает система управления корпоративной информацией – Enterprise Information Management, EIM. Да, задача чрезвычайно сложна и не сводится лишь управлению документами и процессами. Нельзя просто взять и доработать какие-то старые системы и как-то их интегрировать между собой, потому что придется учесть слишком много контекстов использования информации. Именно поэтому бизнесу, в первую очередь крупному, так нужна единая цифровая платформа, для строительства которой сегодня в области управления корпоративной информацией наиболее эффективно может быть использована линейка продукции компании OpenText.

Александр Бейдер, Станислав Макаров