CNews: Какова текущая ситуация на рынке с внедрением КЭДО?

Василий Мухин: Нормативная база для перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) была сформирована еще в 2021-2022 гг. Сегодня большинство крупных коммерческих компаний уже внедрили или как минимум приступили к внедрению КЭДО. Однако сложности остаются — особенно в крупном бизнесе, где масштаб систем и процессов затрудняет интеграцию. При этом главные вызовы связаны не столько с технологиями, сколько с необходимостью тщательной проработки архитектуры проекта. Поэтому на этапе подготовки проекта крайне важно заранее сформулировать функциональные и технические требования, чтобы минимизировать риски на стадии внедрения.

Ситуация в госсекторе развивается медленнее. Причины — в отсутствии прямых экономических стимулов из-за регламентированного бюджетирования, размытых зонах ответственности между департаментами, скептическом отношении к сторонним сервисам электронной подписи, а также в специфике архивирования и передачи документов при увольнении, а также трудности возникают при интеграции с ведомственными СЭД. Однако наша практика подтверждает, что даже в таких условиях успешные реализации возможны — при выборе проверенных вендоров, например, Directum или VK, и интеграторов с опытом адаптации решений под специфику госструктур.

CNews: Как изменились ожидания клиентов за последние 2-3 года?

Василий Мухин: Сегодня от КЭДО ожидают гораздо большего, чем просто отказ от бумаги. На фоне дефицита кадров и смещения фокуса компаний на удержание и развитие сотрудников, КЭДО становится важным элементом HR-экосистемы.

Фактически, КЭДО рассматривается не как отдельный инструмент, а как часть платформы для цифровой трансформации HR-процессов. Ее задача — повышать эффективность, сокращать издержки и создавать удобную цифровую среду для HR-специалистов и сотрудников. И тут речь идет о потребности клиентов в создании единой цифровой среды, которая интегрирована с LMS, HRM и ATS-системами, доступна для удаленных работников и поддерживает HR-аналитику, в том числе операционный анализ и анализ вовлеченности. Не менее важна и автоматизация сквозных процессов: от подготовки документов до их согласования и взаимодействия с государственными платформами.

По сути, сегодня в фокусе — сотрудникоцентричная автоматизация. Будущее КЭДО и цифровых рабочих сред — в создании единой платформы, где все необходимые инструменты собраны в одном интерфейсе, без необходимости переключаться между десятками сервисов.

CNews: А как с новыми запросами клиентов справляется рынок?

Василий Мухин: Рынок КЭДО закономерно переживает активный рост — количество поставщиков решений резко увеличилось, что привело к перенасыщению. Этому способствовали как господдержка цифровизации, так и обновление нормативной базы. Однако сейчас рынок вступает в фазу консолидации — уже произошло несколько крупных слияний и поглощений, а некоторые игроки покинули рынок.

В условиях жесткой конкуренции ведущие вендоры активно расширяют функциональность своих продуктов, двигаясь в сторону комплексных рабочих пространств, где сотрудники могут получить доступ ко всем необходимым сервисам в едином интерфейсе. Сейчас решения могут включать не только базовые функции работы с документами, но и новостные ленты, социальные механики, интеграцию со сторонними сервисами. Например, VK объединяет в своем решении почту, мессенджер, корпоративный портал и КЭДО. Это ровно то, чего сегодня ожидают клиенты.

Появляются российские аналоги зарубежных систем для управления человеческим капиталом. Они охватывают полный спектр кадровых процессов — от подбора новых сотрудников и их адаптации до организации обучения, проведения аттестаций и формирования индивидуальных карьерных планов. Все чаще вендоры включают в состав решений элементы геймификации, LMS-системы для обучения сотрудников и инструменты управления талантами.

Следующим шагом развития КЭДО станет более активное внедрение цифровых ассистентов на основе ИИ. Вместо того чтобы самостоятельно работать с системами, сотруднику достаточно дать команду, например, «Хочу отпуск с 10 по 15 июня», — и помощник автоматически запустит все необходимые процессы. Как интегратор мы все чаще получаем подобные запросы, в том числе для автоматизации рутинных задач вроде оформления авансовых отчетов.

Общий тренд для ведущих вендоров — переход к модели SaaS. Несмотря на ограничения, особенно у крупных предприятий с жесткими требованиями безопасности, спрос на облачные решения продолжает расти. Даже компании с десятками тысяч сотрудников все чаще рассматривают облачные КЭДО как альтернативу традиционным системам. Когда клиенты сомневаются в SaaS из-за вопросов безопасности, мы предлагаем гибридный подход: критически важные данные остаются on-premise, а остальная часть процессов переносится в облако. Это позволяет минимизировать риски, сохранив все преимущества современных облачных решений.

CNews: Какие вендоры сейчас лидируют на рынке решений КЭДО?

Василий Мухин: Сегодня на рынке КЭДО ключевые позиции занимают несколько заметных игроков, среди которых выделяются Directum, HR Link, Сбис и VK. Каждый из них предлагает собственный подход к цифровизации кадрового документооборота, что позволяет охватывать различные сегменты рынка.

Так, например, Directum традиционно позиционируется как поставщик решений для сложных внедрений с возможностью глубокой адаптации под процессы конкретного предприятия. Его сильная сторона — интеграция с корпоративными системами и индивидуальная настройка рабочих процессов, что особенно востребовано в крупных компаниях с уникальными требованиями к документообороту. VK, напротив, делает ставку на гибкую гибридную модель — сочетает облачные сервисы и on-premise решения. Такой подход позволил компании закрепиться как в сегменте как среднего бизнеса, так и среди крупных заказчиков.

CNews: А как обстоят дела с искусственным интеллектом в КЭДО? Есть ли вендоры, которые активно внедряют ИИ?

Василий Мухин: ИИ — это тренд, который невозможно игнорировать. Поэтому компании хотят использовать его возможности в своих процессах, а вендоры активно работают над интеграцией таких решений в свои продукты. В ближайшие годы стоит ожидать бо́льшего проникновения ИИ в КЭДО, особенно учитывая, что те вендоры, которые инвестируют в эту сферу, получают серьезное конкурентное преимущество.

Как интегратор мы видим растущий интерес со стороны бизнеса: клиенты все чаще запрашивают презентации с кейсами и расчетами экономического эффекта. Но широкому внедрению ИИ пока мешает два фактора — высокая стоимость таких решений и отсутствие массовых успешных кейсов. Поэтому мы рекомендуем начинать с поэтапного подхода: например, запускать чат-боты для HR или инструменты для анализа документов. Такие решения позволяют оценить отдачу в ROI уже в течение первых трех месяцев.

Наибольший спрос сегодня приходится на «точечные» ИИ-инструменты, решающие конкретные оперативные задачи: чат-боты для HR, генераторы контента, системы классификации документов и извлечения данных. Эти решения быстро внедряются и дают ощутимый эффект. Более сложные сценарии — интеллектуальные ассистенты в сквозных процессах или кросс-системная аналитика — пока остаются нишевыми из-за технологических ограничений, требований к интеграции и высокой стоимости разработки.

Сейчас рынок ИИ в КЭДО находится в стадии экспериментов. Массовое внедрение станет возможным только после появления проверенных кейсов и снижения стоимости решений. Пока же компании предпочитают выжидательную позицию, наблюдая за пилотными проектами. Но уже сейчас очевидно, что ИИ меняет подход к автоматизации, и те компании, которые найдут баланс между технологичностью и практической пользой, получат значительное конкурентное преимущество.

CNews: Изменились ли масштаб и специфика проектов? Каков сейчас запрос заказчиков?

Василий Мухин: Безусловно. Современные проекты стали более масштабными и комплексными, особенно в ключевых отраслях. В финансовом секторе акцент сместился на обеспечение полного соответствия регуляторным требованиям, поскольку любая ошибка в документообороте может обернуться серьезными санкциями. Крупный ритейл, в свою очередь, требует решений для автоматизации огромного объема кадровых операций в распределенной структуре, где необходимо синхронизировать процессы между центральным офисом, региональными подразделениями и тысячами торговых точек. Государственные компании реализуют программы цифровой трансформации, где КЭДО становится лишь одним из элементов масштабной перестройки внутренних процессов.

Еще важный тренд последних лет — растущий запрос на оптимизацию сквозных бизнес-процессов, выходящих за рамки стандартной функциональности вендерских решений. Клиенты уже не хотят просто внедрить КЭДО как изолированную систему — нужна глубокая интеграция с корпоративными и государственными информационными системами, такими как ФНС, ПФР или портал Госуслуг. И от нас как интегратора ждут не только технологической экспертизы, но и понимания отраслевой специфики, чтобы мы точно могли обеспечить бесшовное взаимодействие между всеми компонентами цифровой инфраструктуры компании.

CNews: Какие параметры сегодня являются для заказчиков определяющими при выборе интегратора?

Василий Мухин: Сегодня клиенты выбирают интеграторов, ориентируясь на три принципиальных критерия. Первый — глубина экспертизы, которая проявляется не просто в технической квалификации, а в способности вникнуть в бизнес-логику заказчика и предложить по-настоящему эффективные решения, учитывающие специфику его процессов. Например, мы не ограничиваемся типовыми настройками, а проектируем адаптивные сценарии под редкие, но критически важные процессы, которые часто остаются за рамками функций предлагаемых на рынке решений.

Второй критерий — ответственность за результат. Особенно важен в условиях, когда обновления платформ могут повлиять на устойчивость систем. Клиенты ценят интеграторов, которые способны развернуть сложную систему в рамках пилота, тщательно протестировать каждую функцию и обеспечить стабильную работу при переходе в продуктив.

Третий критерий — комплексность подхода. Он сочетает в себе и техническую реализацию, и аналитику бизнес-процессов, и проектирование архитектуры под долгосрочные цели компании.

Мы усиливаем сервис вендоров своими компетенциями — глубоким знанием организационной структуры заказчика и пониманием его реальных приоритетов. В нынешних условиях качественный сервис возможен в тандеме вендора и интегратора — это позволяет построить действительно устойчивое и соответствующее задачам бизнеса решение.