CNews: Расскажите об уровне цифровизации кадровых процессов в «ФосАгро» — какие сервисы используются, какие к ним предъявляются требования?

Наталья Шустрова: Цифровая трансформация в нашей компании идет уже достаточно давно. С одной стороны, её цель — повышение эффективности бизнес-процессов, с другой — создание комфортных условий труда для работников.

Мы внедрили целый ряд сервисов, с помощью которых сотрудники могут самостоятельно воспользоваться определенными услугами, например, заказать справку или распечатать расчетный листок. Автоматизированы процессы, которые раньше отнимали значительное количество времени. Например, роботизированная система контролирует прохождение медосмотров. При поступлении заявки на перевод, она проверяет факторы вредности, формирует пакет документов, необходимый для прохождения медосмотра, и отправляет его ответственному сотруднику.

«ФосАгро» — это свыше 22 000 работников, поэтому к внедряемым решениям предъявляются особые требованиям: они должны быть масштабируемыми и обеспечивать необходимый уровень безопасности. Например, для нас принципиально важно, чтобы персональные данные сотрудников хранились на серверах компании и были доступны ответственным лицам только в пределах их уровня допуска.

CNews: Как в «ФосАгро» пришли к необходимости перехода на электронный кадровый документооборот?

Наталья Шустрова: В 2014 году в «ФосАгро» был образован Центр обслуживания, который взял на себя функцию кадрового сопровождения. Уже тогда в компании внедрили передачу документов между фронт-офисами, производственными площадками и бэк-офисом в электронном виде. Затем мы участвовали в эксперименте Минтруда по использованию электронных документов. Федеральный закон N 377-ФЗ и пандемия окончательно подтолкнули нас к переходу на электронный кадровый документооборот.

CNews: По каким критериям выбирали систему для ЭКДО?

Наталья Шустрова: Первое, на что мы обращали внимание при выборе системы, — это гибкость. В группу компаний «ФосАгро» входит 18 юридических лиц, поэтому мы должны были иметь возможность адаптировать систему. Важно, чтобы система позволяла настраивать маршруты документов и разграничивать доступы с учетом должностных обязанностей сотрудника, которые могут отличаться от компании к компании, предприятия, в котором он работает, вида документа и других параметров.

Второй критерий — способность системы интегрироваться с учётными, кадровыми, архивными и роботизированными решениями, уже используемыми в компании.

Третье, это, конечно, же безопасность. Данные должны храниться исключительно на наших серверах, а управление ключами электронных подписей осуществляться корпоративным Удостоверяющим центром.

Также для нас было важно, чтобы система была удобной и понятной для сотрудников. Всё, что мы внедряем, в первую очередь делается для людей, и решение должно помогать им быстро решать повседневные задачи. Особенно это критично для сотрудников, не имеющих постоянного доступа к компьютерам — таких у нас почти половина.

Решение от WSS-Consulting соответствовало нашим требованиям. Кроме того, в компании уже была внедрена ECM-платформа WSS Docs этого поставщика, поэтому выбор системы ЭКДО стал логичным продолжением нашего сотрудничества.

CNews: Как осуществлялось взаимодействие с вашим партнером, компанией WSS-Consulting?

Наталья Шустрова: Мы использовали классический подход: анализ требований, формализация задач, подготовка технического задания, разработка и промышленная эксплуатация. В ходе проекта какие-то моменты уточнялись и запускались в работу.

Коробочное решение WSS-Consulting было адаптировано под наши задачи. Мы максимально автоматизировали все этапы работы в системе, чтобы сделать ее удобной как для кадровых специалистов, так и для сотрудников. Разработали десятки шаблонов кадровых документов, которые учитывают особенности разных юридических лиц.

CNews: Какие документы вы перевели в цифровой формат, а какие планируете?

Наталья Шустрова: На данный момент в электронный вид переведены основные документы, которые встречаются в трудовой деятельности сотрудников: договоры, дополнительные соглашения, приказы, справки, заявления. В процессе перевода — заявления социального характера, должностные инструкции, график отпусков, а также документы, по которым осуществляется специфичный документооборот.

Наша цель — оставить на бумаге только те документы, которые не разрешены к переводу в электронный вид согласно требованиям законодательства или правилам компании.

CNews: Как в «ФосАгро» реализована модель доступа к ЭКДО?

Виталий Шилов: В системе WSS Docs реализована гибкая, многоуровневая модель управления доступом. Она позволяет детально настраивать права с учетом роли пользователя, этапа жизненного цикла документа и множества других параметров. Дополнительные условия могут накладываться на атрибуты карточки документа — такие как тип, статус, подразделение, юридическое лицо и другие. Это позволяет обеспечить высокий уровень безопасности при работе с конфиденциальной информацией.

В «ФосАгро» следуют принципу минимального доступа для всех, кто участвует в маршруте прохождения документа. Система учитывает вид документа, категорию работника, город, вид деятельности предприятия, должностные обязанности лица, осуществляющего работу с документом.

CNews: Расскажите о мобильном приложении. Как оно поможет сотрудникам в ФосАгро?

Наталья Шустрова: Для 44% наших сотрудников рабочий компьютер недоступен — они трудятся на производствах. Сейчас у них есть возможность воспользоваться кадровыми услугами через общедоступные рабочие места, но с запуском приложения они смогут сделать это, где бы они не находились. Приложение позволит им оформить кадровый документ, подписать его, в том числе, с применением машиночитаемой доверенности, прикрепить копию документа, сфотографировав его, или отправить экземпляр электронного документа себе на электронную почту.

CNews: Как в целом воспринимается сотрудниками переход на ЭКДО?

Наталья Шустрова: Реакция сотрудников на новый формат отличается не только среди подразделений, но и среди городов присутствия компании. В некоторых городах ЭКДО встретили с радостью и ожиданием, а какие-то площадки пришлось уговаривать хотя бы попробовать. Если с первой категорией работников достаточно было провести несколько встреч и показать, как система работает, то со второй процесс перехода превращался в «полосу препятствий».

«Большую роль в мотивации сотрудников при переходе на ЭКДО играют руководители — как компании, так и отдельных подразделений»

CNews: Как вы мотивируете сотрудников? Какой из инструментов мотивации, по вашему мнению, наиболее эффективный?

Наталья Шустрова: Мы используем все доступные нам инструменты: корпоративные издания, соцсети, интерактивные обучающие курсы, открытое тестирование, вебинары.

Особое внимание уделяем очным встречам с сотрудниками. На таких мероприятиях мы рассказываем о цифровой трансформации в целом и о переходе на ЭКДО в частности, показываем «вживую», как работает система: от создания документа до его согласования и подписания. Обязательно объясняем, куда обратиться за поддержкой, если возникнут трудности. Такой формат наиболее эффективен, так как помогает снять основные опасения сотрудников.

Тем не менее, в некоторых подразделениях остаётся высокая доля отказов от перехода на ЭКДО. В таких случаях мы собираем обратную связь, анализируем причины и проводим дополнительные встречи, где разбираем каждую ситуацию отдельно. Как правило, на такие встречи дополнительно приглашаются специалисты тех направлений, по которым возникают вопросы у работников, например, специалисты удостоверяющего центра, отдела информационной безопасности.

Большую роль в мотивации играют руководители — как компании, так и отдельных подразделений. Они помогают донести до сотрудников, какие преимущества цифровой формат даёт каждому лично и насколько он облегчает работу коллег, отвечающих за документооборот.

«Через полгода после запуска системы 86% работников отметили удобство в процессе получения кадровых услуг в цифровом формате»

CNews: Расскажите о результатах внедрения ЭКДО. Что получилось?

Наталья Шустрова: В апреле 2024 года система была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию. Первыми ее начали использовать работники, принимавшие участие в двухмесячном тестировании еще в конце 2023 года. Подключение пользователей осуществляется поэтапно, в данный момент на ЭКДО переведены 8 000 сотрудников.

Система обеспечивает полный цикл работы с документами в цифровом формате: от создания и подписания до передачи в электронный архив. Для каждого документа, отправляемого на архивное хранение, WSS Docs формирует комплект с метаданными в соответствии с требованиями Приказа Минтруда №578н. Это гарантирует юридическую значимость электронных документов в течение всего срока хранения.

Работники могут оформить кадровые документы через стационарное или общедоступное рабочее место. Достаточно заполнить несколько полей, после чего документ автоматически создаётся в системе. Карточки документов адаптированы под ролевые модели: работник видит минимально необходимый набор полей, карточки для кадрового специалиста и администратора содержат дополнительную служебную информацию и допуски.

Ранее сотрудники писали заявления от руки, что нередко приводило к ошибкам. Специалисты тратили время на уточнения. Процесс согласования также занимал значительное время, особенно если согласующие находились в разных городах. Электронный формат полностью изменил эту ситуацию: система помогает избежать ошибок, оптимизирует весь цикл работы с документом, а длительность подписания сократилась, в среднем, на 32 часа. Кроме того, теперь у работников есть возможность отследить статус своего заявления онлайн.

Для подписантов реализован автоматический выбор ключа электронной подписи и машиночитаемой доверенности — это удобно для сотрудников, на которых оформлено несколько доверенностей. Автоматизация исключает ошибки и ускоряет процесс подписания.

Через полгода после запуска системы 86% работников отметили удобство в процессе получения кадровых услуг в цифровом формате: подачи заявлений — создания, подписания, скорости получения обратной связи. За счет исключения ручных операций, таких как сканирование, сортировка, печать, транспортировка, трудозатраты на обработку документов сократились на 79%.

«Одно из ключевых преимуществ WSS Docs — гибкий No-Code движок: 95–98% изменений реализуются с помощью встроенного конфигуратора без программной доработки»

CNews: Расскажите о том, как устроена система ЭКДО у WSS-Consulting. Что входит в состав коробочной версии? Можно ли как-то настраивать её под себя?

Виталий Шилов: Модуль «Кадровый документооборот» на базе ECM-платформы WSS Docs охватывает полный цикл работы с кадровыми документами — создание, согласование, ознакомление с ними сотрудников, подписание и хранение с учетом номенклатуры дел. Система поддерживает работу с основными видами кадровых документов — договорами, дополнительными соглашениями, приказами, заявлениями, справками.

Модуль можно интегрировать в инсталляцию WSS Docs или использовать как самостоятельное полнофункциональное решение.

В коробочную версию входят ключевые функции, необходимые для эффективной работы: контроль сроков согласования и подписания, поддержка электронных подписей — квалифицированной, неквалифицированной и простой.

Отдельно стоит отметить модуль приема сотрудников, который позволяет оформить кандидата в штат и обмениваться с ним документами без полноценного подключения к системе. Это особенно удобно при удалённом или массовом найме.

Для обеспечения корректного длительного хранения документов, система формирует для последующей передачи в архив комплект с данными в соответствии с требованиями приказа Минтруда №578н.

Также система поддерживает функцию перештамповки и предлагает решения для автоматизации смежных процессов — например, для работы с машиночитаемыми доверенностями и оформления командировок.

Модуль легко адаптируется под требования конкретной организации. Одно из ключевых преимуществ WSS Docs — гибкий no-code движок: 95–98% изменений реализуются с помощью встроенного конфигуратора без программной доработки. Изменение маршрутов, регламентов согласования, настройка карточек документов, интерфейса — всё это можно реализовать путем настроек, что ускоряет внедрение и экономит ресурсы.

CNews: Какие функции наиболее часто предлагается доработать?

Виталий Шилов: Коробочная версия закрывает базовую потребность в ЭКДО и все функции активно используются, а далее каждая компания выбирает свою ветку развития. Кто-то начинает оптимизировать процесс согласования и подписания — реализует массовое подписание документов, автоматический выбор сертификата электронной подписи, автоматическое согласование документа, дополнительные методы контроля сроков. А кто-то, наоборот, максимально унифицирует процесс оформления документов со стороны работника, чтобы тот мог оформлять и подписывать кадровые документы буквально в пару кликов с компьютера или телефона.

Среди наиболее востребованных доработок — интеграции с кадровыми, учетными, архивными и другими корпоративными системами. Модуль интегрируется с любыми решениями, имеющими API, что позволяет без труда встраивать его в информационный контур компаний с самой разнообразной ИТ-инфраструктурой.