Проблема

Перечислим ключевые вызовы, с которыми сталкивается бизнес. Долгий выход новых сотрудников на целевую эффективность — в среднем до 6 месяцев. «Разорванные» процессы — материалы могут быть в разных форматах и сервисах, не всегда доступные 24/7, что усложняет сбор и получение аналитики по прогрессу. Нехватка времени и людей для эффективного сопровождения каждого новичка. Невовлечённость руководителя в адаптацию из-за непонимания своей роли и задач.

Сотрудники, в свою очередь, могут сталкиваться со следующими проблемами:

• прохождение универсальных треков без учёта роли, опыта, специфики работы, которые не дают нужную информацию для работы;
• непонимание своих целей адаптации и рабочих задач,
• недостаток поддержки со стороны руководителя, коллег или наставников,
• неполная или слишком формальная адаптация вызывает разочарование и снижает вовлечённость.

Решение

Чтобы помочь компаниям решить эти проблемы, на HR-платформе «Пульс» был разработан сервис «Адаптация», интегрированный в жизненный путь сотрудника, который оцифрован на платформе.

Исследования Сбера показывают, что в среднем выход сотрудника на целевую эффективность длится от 3 до 6 месяцев. При этом, чем выше уровень должности, тем дольше адаптация. Сократить этот период поможет эффективная программа адаптации и активное включение руководителя и наставника (бадди) на всех её этапах, а также, поддержка команды.

Сотрудники, которые в период адаптации получали поддержку наставника и регулярно ходили на встречу с руководителем, в 2 раза выше оценивают эффективность своей адаптации.

Согласно тому же исследованию, специализированные программы адаптации работают лучше, чем универсальные, предназначенные для всех категорий сотрудников.

Таким образом, для качественной адаптации необходима специализированная под роль программа адаптации с непосредственным участием руководителя, а также бадди или наставника.

Адаптация в «Пульсе» начинается ещё до первого рабочего дня — с пребординга. Это возможность заранее погрузить нового сотрудника в корпоративную культуру и ценности, установить с ним эмоциональную связь ещё до выхода в компанию и снизить уровень стресса и тревожности в первый день работы. Новички в Сбере за день до выхода получают памятку о том, что их ждёт в первый день:

• как подготовиться к первому дню,
• что не забыть взять с собой для оформления,
• план на первый день работы,
• как пройдёт процесс оформления,
• как получить пропуск и технику,
• о первой встрече с командой и руководителем.

Для большей персонализации и эффективности адаптации в «Пульсе» разработаны специализированные под роль треки адаптации. В первый рабочий день новичок получает индивидуальные материалы, составленные с учётом специфики его работы, должности, сегмента. Это помогает получить те знания, которые необходимы в роли.

Успех адаптации во многом зависит от руководителя, ведь новичок выходит не к HR, а в конкретную команду к конкретному менеджеру, поэтому ключевая ответственность за адаптацию лежит на нём.

Чтобы вовлечь руководителя в адаптацию, на платформе разработан специальный «зеркальный» трек адаптации, который помогает не упустить контрольные точки по взаимодействию с новичком: поставить цели, дать обратную связь, обсудить задачи.

В «Пульсе» для руководителя автоматизированы назначение бадди / наставника и выставление встречи с новичком 1:1 в календарь. Новичку и его руководителю в календарь ставится три предзаполненные встречи.

• Установочная встреча, задачи которой поставить цели на период адаптации, договориться о правилах работы
• Промежуточная встреча, чтобы подвести промежуточные итоги, свериться по направлению
• Итоговая встреча, чтобы обсудить итоги адаптации, принять решение о дальнейшем сотрудничестве и поставить новые цели.

Не только руководитель или HR может помогать новичку адаптироваться в роли. Опытные члены команды, которые готовы вкладываться в развитие коллег, могут стать бадди и наставниками.

Наставники и бадди новичков получают соответствующие теги в цифровом профиле в «Пульсе», а руководитель отслеживает в аналитике — кому назначены бадди, а кому — нет. Для наставников и бадди также предусмотрен отдельный трек в адаптации новичка.

Адаптация — это не отдельный процесс, а лакмусовая бумажка, показывающая зрелость и слаженность работы ключевых процессов в компании.

Чтобы улучшить адаптацию, важно вовлечь все подразделения, с которыми сталкивается новый сотрудник на каждом этапе адаптации. И разделить с бизнесом ответственность за качество сервиса и клиентский путь, который проходит новый член команды. Чтобы управлять процессом, важно его замерять: как в целом, так и удовлетворённость отдельными этапами.

В «Пульсе» собираются данные из максимального количества источников — это цифровые следы, пульс-опросы, обратная связь от руководителя, новичка, бадди / наставника.

Интуитивно понятные дашборды для руководителя отражают прогресс по адаптации: всем ли новичкам назначены бадди, процент прохождения обязательного обучения, отстающие подразделения и сотрудники.

В «Пульсе» предусмотрена AI-кластеризация для разнесения обратной связи на негативную и позитивную и обработки данных. Кластеризация позволяет обрабатывать большие массивы данных, выявляет ключевые боли адаптации новичков и подключать ответственные команды к улучшению процессов.

Результаты

Внедрение кастомизированных треков адаптации в «Пульсе» повысило качество адаптации и скорость выхода на производительность.

Цифровая адаптация позволяет достигнуть показателей в 90-100% по ключевым метрикам. Кастомизированная цифровая адаптация повышает на 30-40% скорость выхода на целевой уровень эффективности. Благодаря адаптации в единой платформе «Пульс», в Сбере:

• 82 % новичков проходят трек адаптации до конца,
• 92 % новичков удовлетворены первым рабочим днём,
• 95 % руководителей и новичков удовлетворены процессом адаптации,
• 80 % новичков охвачены треками адаптации и получают поддержку бадди / наставника.

Индивидуальные треки адаптации, ориентированные на конкретные роли и задачи новичков, сделали процесс более осмысленным и релевантным. Обязательная поддержка бадди / наставника снижает стресс и помогает быстрее освоиться в новом коллективе. Вовлечение руководителя положительно сказывается на успехе адаптации, а аналитика помогает улучшать бизнес- и HR-процессы.