Проблемы СЭД в эпоху Веб 2.0 актуальными еще не стали

Интеграция Документооборот Системное ПО
мобильная версия
, Текст: Михаил Демидов
Глава аналитического сообщества AIIM, занимающегося исследованием развития документооборота в мире, Джон Манчини, считает, что наступление "эры Facebook" неминуемо приведет к изменению правил работы с корпоративным контентом. Его российские коллеги уверены, что данная проблема пока является искусственной, по крайней мере, для локального рынка.

В докладе "Управление документами в "эру Facebook" Джон Манчини, глава исследовательской группы AIIM, отмечает, что проникновение в корпоративную среду Web 2.0 или, в более широком смысле, Enterprise 2.0-решений на базе сверхпопулярных социальных сервисов Facebook, Twitter и так далее, изменит серьезным образом сами процессы электронного документооборота. Количество информации, которое за два десятилетия выросло в 44 раза (количество ее источников – в 67 раз) при общем росте ИТ-специалистов только в 1,4 раза ставит перед компаниями вопросы управляемости этими данными. Речь идет о гибкости самих ИТ-средств и их применимости в масштабах всей организации, когда необходимая информация находится по первому требованию как клиентами, так и сотрудниками, при этом компания затрачивает меньше средств на подобные операции. Тем не менее, сам вопрос управляемости документами в условиях внедрения Enterprise 2.0-решений переходит в плоскость того, как сохранить (и нужно ли это делать) эти данные, ранжируя их по степени важности для бизнеса и правил регуляторов. Российские игроки рынка СЭД считают эту проблему надуманной и пока не затрагивающей реалии бизнеса.

Ирина Кубликова, директор по маркетингу "Босс-Референт", отмечает, что вопрос о важности хранения электронных документов обсуждается уже давно, однако в докладе неясна сама позиция эксперта по поводу того, что именно за проблему он хотел показать. Госпожа Кубликова отмечает и некорректность сравнения регламентов хранения документов в электронном и бумажном делопроизводстве.

Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision, отмечает, что в приведенных в докладе примерах (политика управления документами в штате Техас и в американском госсекторе в целом с использованием традиционных и современных технологий – прим.CNews) указаны определенные регламенты хранения документов (в частности, не более 3 лет). В России в таких случаях также используются архивы (бумажные или электронные), которые существуют по регламентам сроков хранения и уничтожения данных. Однако управление контентом, например, обращениями граждан, которые образуются и хранятся в социальных сетях, по мнению специалиста, действительно является проблемой, однако не слишком большой и решаемой: "Современные соцсети, например, тот же Facebook, имеют программные интерфейсы, с помощью которых этот контент легко и полностью автоматически копируется в ECM-систему организации, и настроить регламент обработки обращений в ней гораздо проще, чем в социальном сервисе. Поэтому мне кажется, что проблема хранения таких документов, в общем, является надуманной".

Господину Курьянову неизвестны прецеденты использования соцсетей в России для сбора или обработки документов, подлежащих регламентированному хранению, и он не думает, что такое возможно в будущем, потому что то, что должно храниться по закону, будет всегда копироваться "внутрь" организаций.

Елена Иванова, начальник отдела маркетинга ЭОС, частично не соглашается с такой точкой зрения, отмечая, что вес и важность электронных документов растут, поэтому увеличивается и их жизненный цикл, но компании пока еще не научились обрабатывать и хранить такие данные. "Поскольку будущее за электронным контентом и социальными медиа, то совершенно закономерно, что в основном весь контент, как личный, так и корпоративный, будет сильно интегрирован в соцсети, и большой проблемой будет именно гармонично и правильно вписать контент и электронные документы". Она констатирует, тем не менее, что описанные в докладе примеры возможны только тогда, когда электронный документооборот станет легитимным и признанным обществом. Павел Житнюк, эксперт-аналитик "Корус Консалтинг", подчеркивает, что удаление цифровых архивов будет происходить примерно так же, как и бумажных – по мере истечения разумного срока хранения – и отвечать за каждый блок информации будут конкретные ответственные люди. "В случае использования хорошо настроенной с точки зрения информационной безопасности ECM-системы вопрос распространения контента где-либо должен регулироваться регламентами предприятия", - заключает эксперт.

В целом, отечественные эксперты рынка СЭД соглашаются с важностью электронного документооборота в условиях современных Веб 2.0-технологий, но отмечают серьезную отдаленность этой проблемы от реалий развивающихся рынков управления контентом.