Поделиться
Как ОМК создавала электронный архив технической документации
Создание электронного архива технической документации на базе «ЭЛАР Контекст» позволило «Объединенной металлургической компании» снизить риски хищения документов, сократить время доступа к ним с 8 ч до 5 мин, а трудозатраты по хранению, учету, поиску и подбору – на 30%. Подробности проекта – в этой статье.
Дорогие документы – емкий термин. Под ним могут подразумеваться одновременно и трудности документационного обеспечения подразделений при работе с бумажными документами, и высокая стоимость их хранения. Существенная часть документооборота производственного предприятия – это техническая документация. Многие документы эксплуатируются и сдаются в архив на бумаге. Поэтому для предприятий все более актуальными становятся вопросы оптимизации хранения и учета архивного фонда.
«Основными задачами для всех без исключения дивизионов мы видим дальнейшее повышение конкурентоспособности через оптимизацию производственного цикла, создание новых продуктов и, конечно, сокращение издержек», - отмечает заместитель председателя совета директоров «Объединенной металлургической компании» (ОМК) Владимир Маркин. К издержкам производства относятся и затраты на содержание архивов подразделений. Расходы предприятия, как и площади таких архивов, постоянно растут. Усугубляет ситуацию отсутствие централизации и автоматизированного учета. Падает скорость доступа к информации, усложняется ее хранение и использование. Все это заставляет руководство задумываться о способах снижения издержек и повышения эффективности документационных процессов. В «Объединенной металлургической компании», одном из крупнейших отечественных производителей металлопродукции, такой способ нашли.
Задачи проекта
«ОМК – это крупный холдинг, львиную долю общего документооборота которого составляет техническая документация с длительным сроком хранения. Ранее все оригиналы хранились в подразделениях, что сильно затрудняло поиск и доступ к документам, – рассказывает начальник управления делами ОМК Татьяна Филимонова. – С целью оптимизации этого процесса мы провели исследование, которое показало, что порядок хранения документов в компании не систематизирован: в подразделениях не соблюдаются сроки хранения, отсутствует должный учет и реестры хранимой документации, не определены ответственные исполнители. Было принято решение передать оригиналы технической документации на хранение в центральный архив предприятия, а процесс пользования документами автоматизировать».
Документы на предприятии являются крайне востребованными, поэтому очень важно не просто гарантировать их сохранность, но и повысить удобство работы. Наиболее простой задачей проекта была централизация хранения оригиналов – она решалась созданием единого архива. Значительно сложнее было систематизировать учет и автоматизировать процессы принятия документов на хранение. При этом очень важно обеспечить архивной службе возможность оперативно предоставлять проектно-сметные, конструкторские и эксплуатационные документы всем заинтересованным пользователям вне зависимости от того, в каком территориальном подразделении холдинга они находятся.
У ОМК уже был успешный опыт автоматизации общего центра обслуживания (ОЦО) финансового учета. Благодаря реструктуризации бухгалтерского подразделения и внедрению современных технологий удалось существенно сократить издержки и повысить эффективность работы бухгалтерии. На данный момент документы поступают в единую бухгалтерию со всех производственных площадок компании в уже отсканированном виде, бумага сразу отправляется в архив. Принятие к учету в ERP-системе производится на основе скан-копий, которые складываются в специализированную систему электронного архива. Электронный архив обеспечивает надежное хранение и быстрый доступ ко всей финансовой документации как специалистов предприятия, так и контролирующих органов. Причем поиск и просмотр документов может осуществляться напрямую из ERP-систем, с которыми электронное хранилище интегрировано. На данный момент система электронного архива бухгалтерии ОМК охватывает 5 регионов, более 7 тыс. пользователей и 30 юридических лиц, в ней хранится порядка 30 млн. документов.
Особенности технического документооборота
В ОМК решили пойти по схожему пути и внедрить систему электронного архива технической документации, которая помимо хранения и доступа к электронным документам позволит автоматизировать процессы передачи документов в архив как в бумажном, так и в электронном виде. Безусловно, просто взять и скопировать работающую в бухгалтерии систему было нельзя – необходимо было построить совершенно другой бизнес-процесс, учитывающий особенности работы с технической документацией, ее классификацию и структуру. Поскольку документы из такого архива чрезвычайно востребованы, необходимо было оптимизировать структуру хранения, создать удобную систему поиска и разработать специфичную ролевую модель доступа к информационным объектам для специалистов разного уровня.
Конструкторская и проектная документация, как правило, внимательно просматривается пользователем, поэтому система должна поддерживать отображение различных форматов файлов, интерфейс для работы с электронными копиями должен быть удобным и понятным. Много внимания следует уделить безопасности информации, защите данных и их версионности, а также вопросам долговременного хранения. Следует не забывать об интеграции и синхронизации со справочной информацией из внешних информационных систем. В идеале нужно внедрить такое решение, которое позволит не думать о бумаге, а работать только с электронными ресурсами, тем самым обеспечив сохранность оригиналов.
Таким образом, стало понятно, что для решения всех поставленных задач потребуется не коробочное, а совершенно новое, индивидуально решение. Поскольку ОМК уже использовала в своей работе электронный архив от ЭЛАР, при внедрении электронного архива технической документации было принято решение о продолжении сотрудничества именно с этим разработчиком.
Выбор решения
Электронный архив технической документации ОМК построен на отечественной ECM-платформе «ЭЛАР Контекст», которая входит в реестр отечественного ПО и отвечает всем необходимым требованиям по безопасности и производительности.
Первый этап внедрения начался с установки системы на одном из предприятий ОМК – Выксунском металлургическом заводе. В сжатые сроки было произведено развертывание электронного архива и его залповое наполнение востребованной частью ретрофонда. После чего система планомерно дорабатывалась и расширялась. «Методика быстрого старта и гибкость самой платформы позволяют нам разбивать внедрение на несколько этапов и в самые короткие сроки обеспечивать заказчика работоспособной и наполненной системой, – рассказывает руководитель направления по работе с промышленностью корпорации «ЭЛАР» Максим Иваненко. – На первом этапе разворачивается базовая конфигурация и наполняется документами. Пользователи имеют возможность работать в системе на всех этапах внедрения. К моменту сдачи проекта, когда реализован весь необходимый функционал, заказчик получает «живую» и эксплуатируемую систему. Немаловажно, что за это время к ней привыкают пользователи, и такую систему гораздо проще развивать и поддерживать».
В электронном архиве реализованы функции версионности, быстрый поиск и удобный просмотр документов. Внедрена рубрикация для поиска документов по классификаторам оборудования и выпускаемой продукции, которые были перенесены из системы SAP TOPO и MDM.
Синхронизированы справочники сотрудников и подразделений, хранящиеся в SAP HR. Произведена интеграция с системой электронного документооборота WSS Docs в части миграции справочников и поиска хранящихся в электронном архиве документов из интерфейса СЭД.
Архивисты решили свои проблемы: автоматизировали регистрацию и учет технической документации. Теперь в архиве полный порядок, все документы принимаются по описи, которая заводится в системе электронного архива и для электронных, и для бумажных документов. Бумажные документы сканируются. Реквизиты и электронные копии документов попадают в систему, а бумага – на стеллажи. Таким образом реализовано и текущее наполнение электронного архива. «Электронный архив позволил снизить риски хищения документов и на 30% сократить трудозатраты по хранению, учету, поиску и подбору документации, – рассказывает Татьяна Филимонова. – Наряду с этим, за счет высвобождения площадей, снижения расходов на аренду, покупку бумаги и картриджей, экономии на обслуживании техники, существенно сократились финансовые издержки на содержание бумажного архива».
Стоит отметить, что консолидированный электронный архив – это и повышение эффективности производственных процессов. Непосредственно на производственных площадках специалисты получают оперативный доступ к документации в электронном виде. Они обеспечены возможностью коллективной работы с документами и подбора информации прямо на рабочем месте. Канули в лету долгие запросы на предоставление бумажных документов – все необходимое есть в системе.
«Время доступа к документации сократилось на 99% – с 8 рабочих часов до 5 минут. Достигнут самый главный эффект – повысилась доступность информации», – рассказывает Татьяна Филимонова. По ее словам, сегодня ОМК заинтересована в дальнейшем развитии системы, в частности, тиражировании на остальные предприятия.
Проект по внедрению электронного архива технической документации ОМК достиг поставленных целей. Многие российские предприятия промышленности также заинтересованы в решении подобных задач. Конечно, автоматизация работы с технической документацией – это многогранный вопрос. У каждой компании свое видение и уникальные потребности. Проект внедрения электронного архива на отдельно взятом предприятии не будет похож на другие подобные решения. Но все-таки концепция удешевления бумажных документов с помощью электронного архива выглядит наиболее эффективной.
Короткая ссылка
