Статья

Райффайзенбанк завершает миграцию почты с IBM Notes Domino на Microsoft Exchange

Интеграция ИТ в банках Облачные технологии
мобильная версия
, Текст: Наталья Рудычева

О том, как происходит миграция почтового сервиса на инфраструктуру Microsoft Exchange и Skype for Business, в интервью CNews рассказали Алексей Итунин, руководитель группы электронной почты и средств общения Райффайзенбанка, и Ольга Левина, директор по развитию бизнеса компании «АйТи».

CNews: Как давно используется IBM Notes в Райффайзенбанке?

Алексей Итунин: IBM Notes используется в банке с момента его основания в 1996 году, то есть уже более 20 лет. Он был корпоративным стандартом для всех 20 банков, входящих в группу Райффайзен. На этой платформе работали и почта, и делопроизводство, и приложения, и экспресс-сообщения. Пользователями системы в России было более 9000 человек. Вообще, в нашем банке была одна из самых развитых версий IBM Notes. С помощью Sametime сотрудники проводили видеоконференции, а интеграция с телефонией Cisco сокращала трафик и в целом гармонизировала инфраструктуру.

Но время идет вперед, и на смену старым проверенным решениям приходят новые. Сегодня миграция почты с IBM Notes на Microsoft Exchange – уже далеко не единичный случай. А поскольку Райффайзенбанк – это крупная международная компания, она стремится всегда оставаться в тренде. Наша головная структура – Raiffeisen Informatik – провела исследование и выбрала для всей группы общее решение совместной работы на базе Microsoft Office 365. Сегодня в нашем ЦОДе установлена его «наземная» часть, обеспечивающая работу почты и экспресс-сообщений. Одновременно мы изучаем возможность использования облачных сервисов.

CNews: Как вы искали исполнителя и почему выбрали именно «АйТи»?

Алексей Итунин: Мы познакомились с компанией «АйТи» несколько лет назад, когда она выполняла подобный проект для «ВымпелКома». Это была одна из первых попыток миграции с IBM Notes на MS Exchange/Outlook в моей практике, и компания Microsoft принимала в ней активное участие. У нас сложилась отличная проектная команда, в которой специалисты разных компаний эффективно дополняли друг друга.

Ольга Левина: К моменту начала миграции в Райффайзенбанке мы уже реализовали несколько аналогичных проектов в крупных компаниях. Благодаря этому мы пришли в банк с готовыми специалистами, имеющими сертификат производителя программного обеспечения для миграции, а главное – с базой знаний, которая позволила избежать многих ошибок и проблем.

CNews: Были ли у этого проекта какие-то особенности по сравнению с предыдущими?

Алексей Итунин: Дело в том, что в банке почта – это бизнес-критичный сервис. Она должна работать надежно и всегда. И для нас было очень важно, чтобы пользователи не испытывали проблем при переходе с одного программного обеспечения на другое.

Алексей Итунин: Время идет вперед, и на смену старым проверенным решениям приходят новые

Ольга Левина: В ходе этого проекта у нас сложилась отличная проектная команда из специалистов заказчика и нашей компании. Очень важно и то, что активное участие в нем принимало руководство банка, которое оказывало нам всестороннюю поддержку. Благодаря этому нам удалось избежать негатива со стороны пользователей, который часто сопутствует переменам.

Алексей Итунин: Технические особенности проекта заключались в том, что надо было не просто перевести наш банк на новую систему, но и обеспечить ее совместную работу с программным обеспечением, которое используют наши зарубежные коллеги.

Кроме того, в нашем банке по-прежнему используются приложения на IBM Notes – полная миграция еще не завершена. Поэтому нам пришлось приобретать дополнительный продукт, позволяющий сосуществовать сразу двум системам.

CNews: Расскажите подробнее о ходе проекта – сколько времени потребовалось на его реализацию, каковы были основные этапы?

Алексей Итунин: Прежде чем запустить проект, нам надо было согласовать его с нашим головным офисом в Вене. Только после этого мы приступили к выбору поставщика. На объявленном тендере лучшие условия выполнения контракта предложила «АйТи». Для нас было очень важно, что компания смогла выделить нам необходимые для выполнения работ ресурсы. В частности, в банке в течение всего времени реализации проекта, а это займет несколько лет, будет находиться системный архитектор «АйТи», Михаил Сартаев, один из немногих в России Microsoft MVP of Office Servers and Services, Migration for Lotus to Exchange (MNE) and Coexistence Manager for Notes (CMN). 

Пилотный проект стартовал в октябре 2016 года. На первом этапе мы провели обследование нашей ИТ-инфраструктуры. В результате выяснилось, что в банке есть около 600 сотрудников, работающих на аутсорсинге и не пользующихся никакими приложениями, кроме почтового. Именно они и были первыми переведены на новую почтовую систему. Одновременно мы начали работу по информированию и обучению всех сотрудников банка работе с Microsoft Outlook.

После успешного завершения миграции первых 600 человек мы начали готовиться к большому проекту. Провели дополнительное обследование, закупили необходимое оборудование. Параллельно велись масштабные работы по информированию сотрудников. Мы запустили рассылку с информацией о предстоящей миграции. Ежедневно проводили презентации о том, как она будет проходить, что и когда будет перенесено.

После обсуждения и согласования с управляющим комитетом проекта графика миграции, мы представили его правлению банка, и только потом начали работать. Таким образом, основные работы по проекту начались в апреле 2017 года.

Хочу отметить, что одной из его задач стала миграция приложения IBM Notes для мобильных устройств. На тот момент его использовало около 1500 сотрудников – в основном топ-менеджмент банка, для которого возможность постоянно оставаться на связи чрезвычайно важна. Поэтому миграция мобильного почтового приложения была проведена в кратчайшие сроки и напоминала, скорее, эвакуацию.

CNews: Какие работы уже завершились?

Алексей Итунин: Миграция происходит постепенно. Мы начали с головного офиса, за ним последовали отделения на Смоленке и в Нагатино. 25 октября окончательно завершились работы в московских отделениях банка – это около 7000 пользователей. До конца 2017 года мы планируем перевезти всю личную почту остальных наших сотрудников. В 2018 году начнем миграцию групповых ящиков и стандартных баз данных, надеюсь, завершим ее к лету.

CNews: Какие сложности возникали в ходе проекта?

Алексей Итунин: Основная сложность заключается в том, что банк уже более 15 лет использует IBM Notes. Мы активно развивали эту платформу, на ней работает множество приложений, сотрудники привыкли использовать именно их. Мы переносим почту. Outlook – совершенно другая почтовая система, и к ней надо заново привыкать. Кроме того, нам надо было перенастроить все средства «малой» автоматизации. Есть вопросы и с приложениями workflow на IBM Notes. Декомиссия этих приложений – наш отдельный проект.

Мы разработали специальное приложение, которое позволило нам визуализировать информацию о миграции и донести до бизнеса в понятном виде графики переезда всех подразделений.

Кроме того, в процессе работы мы выработали схему миграции. В соответствии с этой схемой, за месяц, затем за неделю и за два дня до миграции мы информируем о ней сотрудников. Для каждой группы пользователей проводится семинар или вебинар о работе с новой почтовой системой, в котором есть информационная и техническая часть. По его окончании все сотрудники получают ссылки на конкретные инструкции: как написать письмо, как создать встречу, как делегировать доступ и прочее.

Ольга Левина: В ходе этого проекта у нас сложилась отличная проектная команда из специалистов заказчика и нашей компании

К процессу адаптации сотрудников нам удалось привлечь порядка 150 волонтеров из разных подразделений банка. Мы провели с ними ряд встреч, для того чтобы получше узнать друг друга. Волонтеры первыми мигрировали на новое решение, прошли тренинги по Outlook и согласились помогать коллегам на местах. Затем мы совместными усилиями сформулировали основные задачи нашей команды и разработали инструкции по миграции. Получился набор коротких статей и анимированный мультик о том, как работать с новой системой.

Сегодня волонтеры очень помогают нам с миграцией. Они оказывают помощь на местах своим коллегам, а в случае необходимости звонят в техслужбу. Большая часть звонков от тех, у кого возникают сложности при работе с новой почтовой системой, поступает именно волонтерам – до проектной команды доходят единицы.

CNews: Сколько сотрудников в вашей команде?

Алексей Итунин: На сегодняшний день на постоянной основе это руководитель проекта от компании «АйТи», четыре сотрудника банка и четыре эксперта компании «АйТи».

Ольга Левина: Миграция происходит в разных отделениях банка, поэтому по мере необходимости к проекту присоединяются специалисты на местах.

Алексей Итунин: Кроме того, проводить миграцию помогает выделенный сотрудник службы сервис-деск в Омске. Благодаря разнице во времени, он начитает работу раньше, а потом к ней подключается и московский офис. И это очень удобно.

CNews: Чем вам запомнится этот проект?

Алексей Итунин: В первую очередь, командной работой. Отношения, которые складываются между заказчиком и исполнителем работ, играют огромную роль. И у нас они отлично налажены. Мы с уважением и доверием относимся к друг другу и стараемся всегда договариваться о взаимодействии. Это хороший подход – доверие повышает продуктивность и оберегает нервную систему от ненужных стрессов. Нам удалось привлечь в команду и волонтеров, и других наших коллег. И именно благодаря этому работа банка не остановилась, почта не потерялась и не было ни одного скандала.

Команда проекта (слева направо): Михаил Сартаев, системный архитектор компании «АйТи», Ольга Левина, директор по развитию бизнеса компании «АйТи», Алексей Итунин, руководитель группы электронной почты и средств общения Райффайзенбанка, менеджер проекта миграции, Владимир Жуков, руководитель отдела межплатформенного взаимодействия Райффайзенбанка, Шамиль Хамидулин, главный специалист группы электронной почты и средств общения Райффайзенбанка

Более того, мы получили серьезную поддержку от Microsoft. И не только как от бизнес-партнера «АйТи», но и чисто дружескую. И это тоже очень ценно для нас.

Ольга Левина: Для нашей компании проект был интересен тем, что мы работали в условиях очень жестких требований к обеспечению информационной безопасности, установленных в банке. Думаю, что этот опыт будет полезен нам в будущем при работе с организациями финансового, государственного и других секторов бизнеса.

CNews: Какие еще работы вам предстоят?

Ольга Левина: Мы уже завершили пилотный проект по миграции в облако Microsoft Office 365, банк приобрел 50 лицензий. Сегодня вместе со специалистами по информационной безопасности банка мы активно работаем над вопросом соответствия наших решений требованиям российского законодательства. Также мы занимаемся настройкой для Райффайзенбанка Skype for business, с помощью которого в дальнейшем можно будет организовать взаимодействие как с внутренними, так и с внешними клиентами, осуществлять продажи.

CNews: Просчитывали ли вы эффективность миграции?

Ольга Левина: Сегодня очень многие наши заказчики, в том числе и крупные банки, задумываются о миграции в облако именно потому, что это позволяет использовать самые современные программные продукты и при этом существенно снизить затраты.

Алексей Итунин: В данном случае речь идет, скорее, не о финансовой эффективности, хотя это тоже немаловажно, а о необходимости миграции. Дело в том, что стоимость владения платформой IBM Notes стала для группы Raiffeisen неоправданно высокой. Непросто находить решения по сопутствующему ПО (антивирус, антиспам, DLP), разработчики ПО ориентируются в большей степени на MS Outlook. К тому же приходит время облаков, которые позволяют существенно снизить затраты на инфраструктуру и предоставить новый удобный подход к использованию collaboration-сервисов.